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社内報の目的とは?意味のある社内報を作るポイント

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こんにちは、ジーピーオンラインのさえです!

リモートワークが増え、社内のコミュニケーションに課題を抱える企業が増えました。
その解決策として挙げられるのが社内報です。
この記事では、社内報を作る目的を中心に、作り方やコンテンツ作りのポイント、社内報の事例などをご紹介していきます。

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社内報とは

社内報はコミュニケーション促進のために導入される、エンゲージメント向上のためのツールです。主に紙媒体とWeb媒体が採用されており、Web社内報は社員だけが閲覧できるものだけでなく社外にも公開されているオープン社内報も人気となっています。
オープン社内報の場合は全員同じ情報が載った媒体にアクセスするため、社員・社員の家族・役員・投資家など、ステークホルダーとなる存在に公平に発信できるハブとしての役割を担ってくれます。

社内報の目的

社内報の最終的な目的は、企業がより強い組織として成長することです。そこから細分化し、大まかに下記の5通りの目的に沿って詳しく解説していきます。

  • 社内の現状などの情報共有
  • 従業員のモチベーション維持・向上
  • 従業員の仲間意識・帰属意識の向上
  • 経営理念・ビジョンの理解促進、浸透
  • 従業員教育

社内の現況などの情報共有

部署や役職に関係なく、同じ情報を届けることが目的のひとつとしてあげられます。
1フロアに集まれるほどの従業員数であれば社内の状況もざっと把握することはできますが、拠点が複数あったりフロアが分かれたりしてくると、全員の状況を把握したり情報を周知したりするのは難しくなります。伝え漏れや伝達過程での情報変更、遅延を防ぐために社内報は役立ちます

また、バックナンバーを溜めておくことで、知りたいときに過去の様子を振り返れるツールとしても機能します。周年行事の際に情報源として利用できるだけでなく、入社間もない社員が自社の歩みを知ることができるようになります。

従業員のモチベーション維持・向上

社内の取り組みや活躍している社員を社内報で取り上げることで、従業員の意識改革やモチベーションの維持・向上が期待できます。社内報には普段の業務では関わらない社員のことも紹介されるので、通常業務に向きがちな視点がより俯瞰的になり、新しい気づきを得るきっかけにつながります。

また、自社の製品やサービスに対するお客さまの声を共有してやりがいを一層感じてもらうほか、社員自らの製品愛を語ってもらうことで他の社員にも愛着をもってもらうことも期待できます。
こうしたコンテンツを読んでもらい、社員のモチベーションアップができれば組織も活性化していきます。

従業員の仲間意識・帰属意識の向上

経営者や上司、部下、他部署の社員の業務からは見えてこない一面が見える場として社内報を活用し、仲間意識や帰属意識を向上させることを目的とする場合もあります。一緒に働く人を深く知ることにより、結びつきは強くなります。これまで接点がなかった同じ考えや趣味をもつ人と、社内報を通じてめぐり合えることなども期待できます。

従業員の定着率に悩む企業は、社内報で企業に愛着をもってもらうことで社員の愛社精神が育まれ、定着率アップにつながる可能性もあります。

また、現在はリモートワーク推進に合わせて、個々で業務を進める時間も更に増えています。それによる従業員エンゲージメントの低下をカバーしたいという考えからWeb社内報の導入を検討する企業が急増しています。

経営理念・ビジョンの理解促進、浸透

コミュニケーションの減少により企業文化や風土の衰退を防ぐ目的としても社内報は有効です。経営方針や理念浸透に役立つコンテンツを掲載することで理解が促進され、周知が徹底されるようになっていきます。全員に周知できる特性を利用し、全従業員に情報共有できるほか、定期的に目に触れるので記憶に定着しやすくもなります。

従業員教育

主要な目的とすることは少ないですが、新入社員のロールモデルとなる社員を紹介することで、キャリアパスを具体的に想像してもらったり、活躍できる人物像を理解してもらったりすることも可能です。

また、そうしたイメージの強化だけでなく、業務に役立つ知識やマナーなども発信するようにすれば、実務面でも従業員の学習の機会とすることができます。

社内報は必要?作るか迷ったら

上記のようにさまざまな目的で導入される社内報ですが、導入に向いていない企業もあります。自社が社内報を導入すべきかどうかを判断するポイントは以下です。

  • 従業員数
  • 拠点数(事業所数)
  • 現状のコミュニケーション頻度・満足度
  • 企業の置かれている状況(フェーズ、リソース)

先述のとおり、従業員数や拠点数が多く情報伝達に課題がある場合は導入を推奨します。普段のコミュニケーションが活発で、ある程度お互いの状況が把握できており、社員の孤立やエンゲージメントの低下が起きていない場合は導入を急ぐ必要はありません。

一方で、今の人数が少なくても企業の成長スピードが加速傾向にあり、企業文化の醸成が追いつかなくなっている場合や経営理念の刷新などをおこなった場合は、意識的にコミュニケーションをとる機会を設けるためにも導入をおすすめします。

ただし、社内報は1度発行・配信して終わりではなく、定期的におこなう必要があるため、運用するリソースが確保できないのであれば他の手段を検討されるのはいかがでしょうか。

社内報の作り方

社内報の作り方を簡単に7ステップで紹介します。

  1. 全体の企画
  2. 体制づくり
  3. レイアウトの作成(Webの場合は構築)
  4. 素材の準備(原稿・画像)
  5. レイアウトへ流し込み
  6. 入稿(Webの場合はテスト投稿)
  7. 配布(Webの場合は公開)

1. 全体の企画

まずは社内報の全体像を描いていきます。

  • メインの目的は何か
  • メインの読者は誰か
  • どんな内容(コンテンツ)を発信していくのか
  • どうやって作成していくのか
  • 媒体は何にするか
  • どれくらいの発行・配信頻度にするか
  • 運用の費用はどれくらいか

上記のような項目を検討し、企画としてまとめていきます。継続が必要な施策であり、かつ戦略的に実施しないと効果が見込みづらい施策でもあるため、できるだけ具体的に企画に落とし込みましょう。

2. 体制づくり

社内報全体の方針が決まったら、運用体制を整えていきましょう。毎回の発行・配信を担当できる編集者ポジションを押さえるだけでなく、取材やデザインを外部パートナーに委託する場合はその委託先も決めていきましょう。
体制づくりと同時に段階ごとのスケジュールを組んでおくと、どの時期に稼働する必要があるか把握できるので依頼しやすくなります。

3. レイアウトの作成(Webの場合は構築)

ここから社内報そのものの制作段階に入り、どんな見た目の社内報にしていくかを固めていきます。
紙媒体の社内報は、表紙のイメージ、ページ配分、必要な画像の枚数やテキストの分量などを想像しながら誌面全体のレイアウトを決めていきます。

Web社内報の場合は、掲載するページ自体を構築する必要があります。たいていの場合はパッケージを購入し、必要に応じてカスタマイズしていく流れになります。パッケージはある程度テンプレートが用意されているので、レイアウトの選定自体は簡単です。

4. 素材の準備(原稿・画像)

レイアウトが決まったら、必要になった画像や原稿の準備です。取材・執筆・撮影・写真の提供依頼などをおこない、素材を集めます。ライターやカメラマンに依頼する場合は、イメージを共有しながら連携して進めていきます。

5. レイアウトへ流し込み

素材をレイアウトに合わせて加工し、流し込みをおこないます。写真も切り取り方や見せ方によって印象が大きく変わるので、こだわりをもって作成していきましょう。

6. 入稿(Webの場合はテスト投稿)

内容を確認して問題なければ入稿します。印刷所にデータを送るやり方もあれば、社内やネットプリントでおこなうやり方もあります。印刷所の場合は刷り上がりの色味の確認(色校正)などが発生する可能性もあるのでスケジュールに支障がないか確認しておきましょう。

Web社内報の場合はプレビューやテスト投稿でレイアウトの崩れや誤字脱字、画像の追加忘れがないかなど確認していきます。CMSで構築されたWeb社内報の場合はいつでも修正可能ですが、全社に公開となるのでなるべく公開後の修正がないように心がけましょう。

7. 配布(Webの場合は公開)

最後に、紙社内報の場合は配布、Web社内報の場合は公開です。社内報が配布・公開されていることも併せて社内に知らせていきます。社内のメーリングリストやチャットなどの連絡ツールを使用したり、各部署のリーダーから周知してもらったりしましょう。読み手の興味を引くためにも、お知らせの流し方にも工夫をするとなお効果的です。

社内報のコンテンツ

魅力的な社内報を作るには、ありきたりなコンテンツだけでは物足りなく感じてしまいますが、定番のコンテンツは押さえておきたいところです。
目的に沿って、以下のようなコンテンツを選ぶと基本的な内容は揃えることができます。

  • 経営陣インタビュー
  • 社員インタビュー
    • キャリア紹介
    • 活躍紹介
    • プライべート紹介
  • お知らせ
  • 取り組み・活動報告
  • 実績紹介
  • 新製品・サービス紹介
  • お役立ち情報
  • 小ネタ(箸休め)コンテンツ

【関連記事】社員が読みたいWeb社内報のコンテンツ|作成のコツとアイデアまとめ

読まれるコンテンツづくりのポイント

読まれるコンテンツづくりのポイント

社内報は自己満足になってはいけません。あくまでも目的を最大限達成できるように取り組む必要があります。次に挙げるような点に注意しつつ、客観的な視点も常にもつよう心がけましょう。

  • 目的やターゲットのニーズと合った内容になっているか
  • 読み手と目線を合わせた語り口調になっているか
  • 登場する人が一部の従業員に偏っていないか
  • リアリティがあるか(編集しすぎていないか)
  • 自分ごと化できるような見せ方になっているか
  • テーマがいつも同じになっていないか(飽きないか)
  • 読みにくい長さや構成になっていないか
  • 気軽に読めるテーマも用意しているか

紙媒体かWeb版か?

社内報の歴史は長く、紙媒体での発行が主流の時代が続いていました。しかし、リモートワークの増加でオフィスに立ち寄る社員が減っている今、いつでもどこでもアクセスできるWeb版への移行が急速に進みつつあります。
現状の需要増を踏まえ、ここでは紙媒体を採用するデメリットとWeb媒体を採用するメリット、そして紙とWebの両立の3点に絞って解説します。

紙媒体のデメリット

紙媒体の主なデメリットは以下の3点です。

  • 発行の周期が遅くなりがち
  • 手に取らないと読めない(アクセスの不便さ)
  • 読者の反応が得にくい

紙媒体の一番のネックはコミュニケーションの観点から見た際に反応が得にくく一方通行な印象が否めない点にあります。リモートワークが普及している現在の状況からは、デスクに置いておいても手に取ってもらえないことから、本来紙のメリットだった点がデメリットに転じてしまっています。

また、制作から印刷、配布完了までのプロセスが多く、Web版の場合にはプレビューボタンひとつで確認できることに数日を要するためフットワークが重くなりがちなところも運用側としては懸念点となります。

Web媒体のメリット

Web媒体のメリットは以下の3点です。

  • いいね機能などで読者の反応が分かる
  • 速報性が高い
  • データ分析ができる

Web社内報を採用する最大のメリットは、反応が分かる点です。コミュニケーションの観点から「いいね!」やコメント機能で読み手の感想を受け取れるほか、PV数などもチェックできるため、数値を元にした改善ができます。

また、速報性の高さもポイントとなります。管理画面にアクセスし、データを入力すればその日のうちに公開することも可能です。プロセスが大幅に省略できるため、担当者の負担も軽くなり、企画に時間をかけられるようになります。PDCAを早く回すことができるので、紙媒体よりも早く目的に最適化した運用に近づけることが期待されます。

紙媒体とWeb版を両立する難しさ

紙媒体にももちろん良さはあります。ステークホルダーである従業員の家族に読んでもらうには紙媒体の方が共有しやすく、物として手に取って見られる感覚はWebでは補えないポイントになります。紙媒体とWeb社内報を両立すれば、メリットとデメリットを補完し合うことができます。

一方で、用意すべき素材が増えたり、Webの情報を訂正しても紙には訂正前の情報が残ったままになるといった運用面での問題があります。現状のリソースと効果を照らし合わせながら検討してみてください。

社内報の事例

ここでは社内報の事例をWeb媒体から2社、紙媒体から1社ご紹介します。

積水ハウス株式会社

社内コミュニケーションサイト「ひと」は、「2020年度経団連推薦社内報 WEB社内報部門 総合賞」を受賞しており、当社でWeb社内報の構築を担当させていただきました。紙の社内報を発行されていましたが、60周年を機にWeb媒体へ移行となりました。「紙の社内報では避けられなかった誌面のゲラチェックや色校正などの工程がなくなったことで、発信するスピードが上がり、鮮度を保ったまま情報を届けられるようになった」とのお声をいただいています。

積水ハウス株式会社 Web社内報の制作実績・インタビューを読む
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大阪ガス株式会社

1947年創刊のグループ報『がす燈』のWeb版である「Webがす燈」が同賞を受賞しています。当初『がす燈』は紙版で発行されていましたが、2017年度にWebへと移行されました。紙媒体の時代からの人気企画はそのままに、社員が気軽に参加できるWebの特性を活かしたコンテンツも新しくスタートされています。
<参照サイト:『広報会議』2018年11月号>

キリンホールディングス株式会社

グループ報「きりん」が「2020年度経団連推薦社内報 雑誌・新聞型社内報部門 最優秀賞」を受賞しています。グループ報は2007年に創刊され、2019年にグループへの帰属意識の向上を目的に刷新を遂げました。社内アンケートを元にターゲット選定をおこない、それを元に立ち上げた企画なども盛り込まれています。
<参照サイト:『広報会議』2019年8月号>

目的を意識して効果的な社内報運用を!

  • 社内の現状などの情報共有
  • 従業員のモチベーション維持・向上
  • 従業員の仲間意識・帰属意識の向上
  • 経営理念・ビジョンの理解促進、浸透
  • 従業員教育

など、企業の状況や課題に応じて社内報にはさまざまな目的が設定されます。運用担当者はつい編集側の目線で考えてしまいがちですが、意識して客観的にコンテンツを見ることがポイントとなります。自社の目的に沿って、ターゲットに合う魅力的なコンテンツを制作していきましょう。

また、ジーピーオンラインでは、Web社内報パッケージを販売しております。

  • デザインやレイアウトにもこだわりたい
  • 従業員が多くてもお手頃な価格のものを探している
  • オリジナル機能も追加していきたい
  • 閲覧状況を分析しながら運用していきたい

などのお悩みをお持ちの担当者さまは、ぜひお気軽にお問い合わせください!

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