こんにちは、ジーピーオンラインのさえです！
リモートワークが定着しつつある現在、Web社内報の需要が急速に高まっています。従業員エンゲージメントの低下が課題となっている企業にとって社内報は有効な手段であり、紙媒体からWebへの移行を検討されている企業さまも多いのではないでしょうか。そこでこの記事ではWeb社内報についての基本とサービス・ツールのおすすめをご紹介します。
もくじ
社内報とは
従業員数の拠点の増加につれて、社員は一緒に働いている人以外の近況を知る機会は少なくなっていきます。企業の経営層と従業員との間にも距離が開き、今後の経営方針なども全社的に浸透させるのは難しくなります。そうしたコミュニケーション不足や情報共有不足を解消するために活用されてきた施策が社内報です。社内報は主に以下のような目的で運用されます。
- 社内の現状などの情報共有
- 従業員のモチベーション維持・向上
- 従業員の仲間意識・帰属意識の向上
- 経営理念・ビジョンの理解促進、浸透
- 従業員教育
社員・社員の家族・役員・株主など、アクセス権のあるステークホルダー全員が共通のツールに公平にアクセスすることができ、情報共有のハブとしての役割を担います。
【関連記事】社内報の目的とは？意味のある社内報を作るポイント
Web社内報が人気となる背景
従来、紙媒体が主流となってきた社内報ですが、Web化をおこなう企業が急増しています。その理由は大きく以下の4点が挙げられます。
- スマートフォンの普及
- 紙の消費量に対する課題意識
- デジタル化推進の流れ
- 従業員定着率低下の深刻化
スマートフォンの普及
スマートフォンが普及し、誰でも１台は持っている時代となりました。Web社内報であれば場所に縛られず閲覧することができ、移動中や休憩時間などの隙間時間の活用が可能となります。紙媒体の社内報は配送先で手に取らなければ読むことができませんでしたが、自由度から社内報を読む人が増えることが期待できます。
紙の消費量に対する課題意識
20ページ程度の冊子でも、従業員数分を年に3～4回制作すれば紙の消費量は膨大なものになります。近年SDGs（Sustainable Development Goals、持続可能な開発目標）への取り組みが重要視されていることを背景に、環境への配慮として紙の使用を控える動きがみられています。
デジタル化推進の流れ
DX（Digital Transformation、デジタルトランスフォーメーション）という言葉を耳にすることが増え、多くの企業がWeb会議の推奨やペーパーレス化などに取り組み始めました。紙媒体の社内報は前述の通り資源の消費に繋がっているほか、制作費や配送費の面でも膨大なコストをかけた施策となっていました。そのため、機能を残しコストをカットするためにWeb化に踏み出す動きがみられるようになっています。
従業員定着率低下の深刻化
終身雇用が一般的だった時代が終わり、転職が当たり前になってきました。そのため、帰属意識が薄れ、従業員定着率の低下に悩む企業が増えています。さらにリモートワークの導入により一緒に働く意識が希薄になり、業務に対するモチベーションの低下などもみられるようになってきました。そうした従業員エンゲージメントの低下を防ぐ手段として双方向のコミュニケーションが取れるツールであるWeb社内報の導入を検討される企業が増えています。
Web社内報のメリット
紙版の社内報と機能面で比較した際のメリットは大きく以下の3点です。
- いいね機能などで読者の反応が分かる
- 速報性が高い
- データ分析ができる
紙媒体の社内報で読者の反応を知るには、読者アンケートに頼るしかありませんでした。しかし、Web版ではPV数で読まれている数が把握できるだけでなく、「いいね！」数やコメントからも反響を感じられます。数値で状況を把握できるので、それを活用してPV数の伸び悩んだコンテンツに対してすぐに改善策を打つことも可能となります。
また、Webでは原稿と画像の準備さえできれば即日に公開できます。紙媒体では避けて通れなかった入稿～色校正、印刷・製本、配送のプロセスを一気にカットできるのも大きなメリットです。
定番のWeb社内報コンテンツ
Web社内報で掲載されるコンテンツは以下のような内容が一般的です。
- 経営陣インタビュー
- 社員インタビュー
- キャリア紹介
- 活躍紹介
- プライベート紹介
- お知らせ
- 取り組み・活動報告
- 実績紹介
- 新製品・サービス紹介
- お役立ち情報
- 小ネタ（箸休め）コンテンツ
ありきたりなテーマだけでは物足りなく感じてしまいますが、基本コンテンツは押さえておきたいものです。Web社内報を立ち上げる目的に沿って、それにふさわしいコンテンツを選んでみてください。
【関連記事】社員が読みたいWeb社内報のコンテンツ｜作成のコツとアイデアまとめ
Web社内報の書き方
Web社内報に移行すると、更新ペースを早めることができます。しかし、一方でWeb社内報の担当者はスピーディーにコンテンツを書いていく必要があります。おおまかには以下の手順で書いていきます。
- テーマ選定
- 記事の結論設定
- タイトル作成
- 導入・見出し（骨子）作成
- 本文作成
- 校正
初めから本文を書いていくのではなく、骨組みから取り掛かるのが最後までぶれずに文章を書き上げるポイントとなります。他にも以下のようなポイントに気を付けると読まれる文章に仕上がります。
- 結論に沿って書く
- 話の流れを意識する
- 読み手が共感しやすい内容にする
- 話をパート分けする
- 興味がわく書き出しにする
- 1人で完結させない
大切なのは読み手の立場になって書き進めることです。「続きを読みたくなる出だしか」「共感を得やすい展開か」「間延びしていないか」など、時間を置きながら客観的に文章を読み返して推敲してみてください。
【関連記事】社内報の書き方｜読まれる文章のポイントを解説
Web社内報サービスのおすすめ8選
Web社内報はオーダーメイドで制作することも可能ですが、パッケージ化されたツールやサービスを利用すると導入がスムーズです。ここでは8つのツール・サービスをご紹介します。
- Web社内報サービス
- WEB社内報 Z
- ザ社内報
- TUNAG
- インナーフォース
- solanowa
- ourly
- Kyo-yu
Web社内報サービス
企業の必要な機能、ご要望に合わせて柔軟にカスタマイズすることが可能です。オンプレミス型のため、従業員数が増えても月額利用料は定額でコストが増える心配がいりません。コンテンツの企画から素材の制作、ライティング、記事登録まで対応しているWeb制作会社のノウハウを凝縮したWeb社内報サービスです。
URL:https://www.gpol.co.jp/service/shanaiho/
WEB社内報 Z
ユーザー認証型で１人ひとりにID／PASSが発行されます。社内報に特化した情報サイトを運営しており、紙の社内報も一緒に作成したい場合も対応可能です。
URL:https://www.glassy-co.jp/web-z_lp/
ザ社内報
CMS「Clipkit」を用いたWeb社内報に特化しており、デフォルトのテンプレートを利用する場合は、最短5営業日以内にアクセスできる環境が用意されます。アプリでの閲覧にも対応しています。
URL:https://the-shanaiho.com/
TUNAG
利用人数に応じて月額料金が変わってくるため、30人程度の会社規模でも導入しやすい魅力があります。クラウドツールに不慣れな方でも、社内への浸透までサポートしてもらえます。
URL:https://pr.tunag.jp/
インナーフォース
Web社内報だけでなく、社内広報戦略からサポートが受けられます。社内報の実績が豊富で経験に基づいた知見からさまざまな企画提案を受けることができます。
URL:https://www.innercommunication.jp/
solanowa
機能が充実しておりシングルサインオンや多言語対応も可能です。無料で参加できるオンライン個別相談会など、多数のセミナーもおこなっています。
URL:https://solanowa.jp
ourly
独自の分析機能を搭載しており、データ分析をしながらの運用が可能です。セグメントに分けた分析もできるため、運用の最適化に取り組みたい方に適しています。
URL:https://service.ourly.jp/
Kyo-yu
Web社内報だけでなく、社内Wikiやマニュアルと一元管理できます。構築前の情報設計から相談可能なため、設計面で悩む必要がありません。
URL:https://kyo-yu.biz/
参考にしたいWeb社内報の事例
成功事例として以下3社の事例をご紹介します。
- 積水ハウス株式会社「ひと」
- 大阪ガス株式会社「Webガス燈」
- パーソルホールディングス株式会社「ツナぐ」
積水ハウス株式会社「ひと」
当社でWeb社内報の構築を担当させていただいた事例です。紙媒体の社内報から60周年を機にWeb化がおこなわれました。「いいね」ボタンやコメントを通して反応が分かるようになり、「経営陣やグループ会社上層部からコメントをいただくこともあり、応援していただけているのを感じます。」とのお声をいただいています。「2020年度経団連推薦社内報 WEB社内報部門 総合賞」を受賞されています。
積水ハウス株式会社 Web社内報の制作実績・インタビューを読む
ジーピーオンラインのWeb社内報サービスについての詳細はこちら
大阪ガス株式会社「Webガス燈」
「ひと」と同賞を受賞されている事例です。1947年に創刊された『がす燈』という紙媒体のグループ社内報がWeb版になりました。2017年にWebへ移行し、Webの特性を活かした社員が気軽に参加できるコンテンツも新規で開始されています。
参照：『広報会議』2018年11月号
パーソルホールディングス株式会社「ツナぐ」
コンテンツ「はたらくスケッチ」が「社内報アワード2021」でWeb/アプリ社内報部門 企画単体でゴールド賞を受賞しています。従業員のこれまでを幼少期の頃から掘り起こし、一人称の語り口で現在までを語るこだわりが目を惹きました。
URL：https://c.logosware.com/bookshelf/html/index.html?u=z5652j&d=463
＜参照サイト：https://www.persol-group.co.jp/news/20211008_8947/＞
【関連記事】参考にしたいWeb社内報の成功事例｜読まれるメディア作りのコツ
ネタがない！という時は
社内報を運用していく中で懸念となるのが、ネタ切れです。コンテンツがマンネリ化してきている、新規性のあるコンテンツを追加したいがどんなものが良いか思い浮かばないという方は以下の手順で探ってみてください。
- トレンドをリサーチする
- 過去の人気記事の傾向を掴む
- 社内アンケートをとる
トレンドは常に変化するため鮮度を上げるのに最適なだけでなく、世の中の流れは気になるポイントでもあるので多くの読者から読んでもらえることが期待できます。また、データが取得できるメリットを活用して人気筋が分かればそこから展開していくことも可能です。読者の声が一番の答えなので、アンケートで公募するのもひとつです。
【関連記事】Web社内報のネタ45選！ネタ切れの時の上手な探し方
自社に沿ったツール選びで効果的な運用を
Web社内報はアクセスの容易さや速報性の高さから今の時代にあったコミュニケーションツールになり得るものです。しかし、「よく見かけるから」「有名企業が使っているから」と安易にツール選定をすると、思うような機能がなかったり、オーバースペックで費用だけが発生している状態にもなりかねません。Web社内報サービスをご検討の際は、ぜひ自社に合ったものを選び抜いてください。
また、ジーピーオンラインではWeb社内報パッケージを販売しております。
- デザインやレイアウトにもこだわりたい
- 従業員が多くてもお手頃な価格のものを探している
- オリジナル機能も追加していきたい
- 閲覧状況を分析しながら運用していきたい
などのお悩みをお持ちの担当者さまは、ぜひお気軽にお問い合わせください！
【導入実績】積水ハウス株式会社 Web社内報の制作実績・お客さまインタビュー
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WRITERさえ Webマーケーター
制作会社で営業・Web広告運用を経験したのち、2019年にジーピーオンライン入社。SEOやアクセス解析を中心に知識やノウハウを発信していきます。
