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KPIとは?意味と設定方法、KGIとの違いを解説

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こんにちは、ジーピーオンラインのさえです!

ビジネスにおいてKPI、KGIという言葉を目にする機会は多く、現場で実際にKPIを設定している、設定するように言われたという方も多いのではないでしょうか。しかし、用語の意味を正しく理解しなければ、ビジネスを成功に導くことはできません。
この記事では、KPIの意味や設定方法、併せて用いられやすいKGI、KFS、OKRとの違いについて解説していきます。

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KPIとは

KPI(ケーピーアイ)とは、「Key Performance Indicator」の頭文字を取った略語で、日本語では「重要業績評価指標」と訳されます。目標の達成状況を把握するためのプロセスに定める指標で、目標達成の期日までその指標の数値を追うことで、達成にどれくらい近づいているのか把握できるようになります。

例えば売上を1,000万円獲得するという目標があったとします。売上を仮に「受注数×売上単価(200万円)」とすると、KPIは「受注件数を5件獲得する」というふうに設定できます。これでは粒度が大きすぎる場合は、受注数をさらに「引き合い数×商談化率(20%)×受注率(50%)」と細分化して、「引き合い数を50件獲得する」と落とし込むこともできます。

商談化率が現在15%で、20%を目指して改善をおこなう際には、「商談化率20%」もKPIとして設定し、割合の推移を追うのもひとつです。

KPIとは

KPIを設定する項目はセールス、マーケティング、人材採用など業務によって変化しますが、セールスやマーケティングでは例として以下のようなものが挙げられます。

  • 受注数
  • 平均売上単価
  • 受注率
  • 顧客訪問回数
  • 商談化率
  • 引き合い数
  • 資料ダウンロード数
  • メルマガ新規登録者数
  • メルマガ開封率

KPIとKGIの違い

KPIと一緒に使われる用語にKGI(ケージーアイ)があります。これは「Key Goal Indicator」の頭文字を取ったもので、日本語では「重要目標達成指標」と訳されます。プロジェクトや企業の最終目標を設定したもので、上記の例でいくと、「売上1,000万円獲得」がKGIとなります。ここでも「売上アップ」だけではなく「1,000万円」と数値で設定することがポイントとなります。KPIがプロセスであるのに対してKGIはゴールに相当します。

KPIとKGIの違い

KPIとKFSの違い

経営用語として使われ始めたKFS(ケーエフエス)は、「Key Factor for Success」の頭文字を取ったもので、日本語では「重要成功要因」と訳されます。目標達成に大きく関連する要因を指す言葉で、KPIと同様に最終目標達成までのプロセスに着目したものです。違いとしては、KPIがプロセスの進捗を確認するための指標であるのに対し、KFSは数値ではなくアクションや状態に焦点が当てられます。上記の例でいくと、KFSにあたるのは「引き合い数の獲得」になります。

KFSを設定することで、目標達成には何に注力しないといけないのか、何による影響が強いのかなどを把握することができ、リソースをその要因を向上させることに集中させられます。
KFSのほかにCSF(Key Success Factor)、KSF(Critical Success Factor)などがありますが、これらも意味はKFSと同じです。

KPIとKFSの違い

KPIとOKRの違い

OKR(オーケーアール)は、「Objectives and Key Results」の頭文字を取ったもので、直訳すると「目標と重要な結果」となる目標管理手法です。現在はGoogleやメルカリが取り入れており、企業全体で設定した高い目標を元に、それとリンクした部門目標、個人目標を設定し、振り返りを速いペースでおこなっていきます。

KPIでは達成できる範囲の現実的な数値を設定するのに対し、OKRは高い目標を立てるので達成率は100%になることを想定しておらず、達成度は人事評価に使用しないという点で異なります。

KPIを設定するメリット

KPIを設定するメリットをここでは3つご紹介します。

  • 目標が明確になる
  • 目標の達成度を客観的に判断できる
  • モチベーションの向上につながる

目標が明確になる

漠然と「売上アップ」を目標にしている状態に対して、具体的な数値が提示されるため、より明確に目標を把握できるようになります。KPIを設定するにあたり細分化されたプロセスを実行するので、漫然と業務にあたるのではなく、「何をすべきなのか」も明確に意識して取り組めます。

目標の達成度を客観的に判断できる

目標を掲げる時にありがちなのが、「~を頑張る」というものです。しかし、頑張ったかどうかは目標を課した側も、評価する第三者も主観でしか判断できません。
一方、KPIは明確に数値を設定しているため、数値に達していなければ未達、達していれば達成と、評価者が変わっても基準がぶれることなく公平性を保ちやすくなります。

モチベーションの向上につながる

数値を元に進捗が分かるので、「あと2件受注すれば達成だ」、「まだ1件だ、もっと受注を増やさないと」というようにモチベーションを上げることができます。何をすべきかを自覚して業務にあたるため生産性が向上し、達成率も上がり、それが更に高い達成率を出すモチベーションとなるという良い循環が期待できます。

KPIの設定方法

KPIの設定方法

KPIは設定の仕方によって良い効果を生むかどうかが決まります。ここでは上記の例を使いながら、設定方法を4つのステップに分けて紹介します。

  • 全体のゴールを設定する
  • ゴールに対する成功要因を洗い出す
  • 成功要因に対応する指標と数値を設定する

全体のゴールを設定する

まずは最終目標(=KGI)を決めます。上記の例に沿っていくと、「売上1,000万円獲得」がそれにあたります。KPIの設定方法はゴールからの逆算になるので、ここで適切な目標と数値を設定することが重要なポイントとなります。売上だけでなく、新規顧客の獲得数や採用人数などもKGIに設定される場合があります。企業で設定する場合は、経営戦略に基づいた営業計画や採用計画があるはずなので、自ずと目標と数値は決まってきます。

ゴールに対する成功要因を洗い出す

最終目標に向かって、以下のように関連する要因を洗い出します。

  • 受注数が必要数に達していること
  • 受注数に対して平均売上単価が十分であること
  • 受注数達成が見込めるほど商談数があること
  • 商談に発生しそうな引き合いが十分にあること
  • 引き合いになりそうなリードが獲得されていること
  • Webサイトに十分な流入があること

成功要因に対応する指標と数値を設定する

成功要因から重要なものをピックアップしてKFSに設定し、対応する指標と数値(KPI)を設定すれば完了です。ピックアップする際の注意点としては、設定者がどうすることもできない要因をできるだけ排除することです。上記では例として1つのみKPIを設定していましたが、実際は以下のように複数設定することが多いです。

  • KFS 1 = 受注数が必要数に達していること(KPI=受注数5件)
  • KFS 2 = 平均売上単価が十分であること(KPI=平均受注単価200万円)
  • KFS 3 = 引き合いが十分にあること(KPI=引き合い数30件)

KPIを設定する時のポイント

KPIを設定する時のポイント

KPIをむやみに設定しても効果が出ません。以下のポイントに注意して設定してみてください。

多く設定しすぎない

重要な要因を絞り込めず、あれもこれもと設定しても、意識できることには限りがあります。また、多すぎるKPIは進捗が悪くなるにつれてモチベーションを低下させる原因にもなりかねませんので、3つか5つ程度に収めることがおすすめです。

SMARTを意識する

KPI設定の際によく用いられる考え方に「SMART」というものがあります。SMARTは5つの単語の頭文字を取ったもので、それぞれ以下を指します。

S…Specific、明確な
M…Measurable、測定可能な
A…Achievable、達成可能な
R…Relevant、関連した
T…Time-bound、時間の制約がある

評価者によって解釈の変わる定性的な設定はせず、具体的な数値を用いて設定すること、達成可能な目標であることはこれまでにも紹介したポイントです。

さらに、業務や会社の目標に関連していることや、期限が決められた目標であることも大事になります。せっかく具体的に設定しても、3ヶ月後達成なのか、1年後達成なのかが明確にならなければ何も決めていないのと同義になってしまいます。KPIが設定できたら、これらのポイントを押さえられているかチェックしてみてください。

関係者に周知する

KPIを設定しても、誰もそれを知らないのでは意味がありません。ゴールに向かってどのようにプロセスを評価していくのか、関係する人には周知しておきましょう。

確認と振り返りのスケジュールを決めておく

KPI設定でよくあるのが、形骸化してしまい実際の業務でKPIを意識していないという状態に陥ることです。期限前ぎりぎりに思い出しても修正する時間はありません。KPI設定と同時に、KPIを確認して振り返りと軌道修正を検討する日を決めておきましょう。KPIを思い出す習慣がつけば、達成率の向上も期待できます。

KPIの振り返りと改善方法

KPIは都度、進捗を確認してアクションを考える必要があります。例えば、受注数が80%達成しているにも関わらず、売上は50%しか達成していなかったとします。その場合は平均売上単価が予想を下回っている可能性が考えられるので、単価が低い原因を分析・改善することでKPI達成率を引き上げることができます。もしくは、そもそもの設定が現実と大きく乖離していることが分かれば、次回の設定時に数値を設定し直す必要があります。

いずれにせよ、KPIに対して達成したから成功要因を考えない、達成率が低いけど原因を特定しようとしないという姿勢では本質的に良いとは言い難くなります。しっかりと振り返り次回に活かす姿勢をもつことをおすすめします。
 

適切なKPI設定で目標達成を目指そう

目標の達成状況を把握するための定量的な指標、KPIについてご紹介してきました。
ビジネスにおいてKPIやKGIが設定される機会は多いものの、正しく設定されていなかったり、設定することがゴールになってしまったりと、振り返りを通した改善や達成率向上につなげられていないことも多いです。ぜひ適切なKPI設定をおこない、目標達成を目指してみてください!

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