採用管理システム（ATS）5選！新卒・中途採用担当がおすすめ機能や選び方を紹介

こんにちは、ジーピーオンライン（＠gpol_tw）広報のけんけんです！

採用業務をしていると応募者への連絡や募集媒体の確認・エージェントとのやりとりなど、日々の業務に追われてしまい、面接などの応募者と向き合う本質的な採用業務に時間を割けていない、と悩まれることがありませんか？

私は前職で、新卒採用80名、中途採用では年間で400名程の人数を採用していました。この人数の採用業務はわずか3名のチームでおこなっていました。しかし、元からこれだけの数を採用できていた訳ではありません。

私が採用マネージャーに就任したときには、新卒10名、中途150名ほどの採用数でしたので、単純計算で3倍の数を採用できるようになったのです。3倍もの採用に成功した秘訣のひとつが、採用業務の効率化です。

この記事では、私自身の経験を元に、採用管理システム導入を検討するときに、役立つ情報をまとめました。採用管理システム導入のメリット・デメリットから、データ分析事例、実際に利用したおすすめの採用管理システムについても解説しています。

採用管理システム（ATS）とは？

採用管理システムは、ATS（Applicant Tracking System）とも呼ばれており、応募者や人材紹介のエージェント、その他、企業の採用活動に必要なさまざまな業務や情報を一元管理し、採用業務の効率化を図ることができるシステムです。

採用管理システムには以下のような機能や特徴が備わっています。

• 応募者情報の一元管理
• 求人媒体と連携し情報の自動取り込み
• 応募者、エージェントなどへの連絡の一元管理
• 選考状況の管理、共有
• 面接など、採用スケジュール管理
• 分析機能
• 面接官やエージェントなどの評価入力

採用管理システムの多くは、新卒・中途どちらにも対応していますが、新卒採用に特化したもの、中途採用向けのもの、アルバイトやパート採用に適したものなど、それぞれに得意分野もあり、備わる機能にも違いがあります。

そのため、自社がどの採用をメインにしているのかも採用管理システムを選ぶ際の基準のひとつになります。ほかにも、連携できる求人媒体の数にも差があるなど、自社で使う求人媒体の整理をし、連携できるかどうかを確認するようにしましょう。

採用管理システムを導入した方が良い企業

採用管理システムの導入にあたって、本当に導入する必要があるの？と考える経営陣からのツッコミに晒される採用担当者さまも多いのではないでしょうか？

• 専任の採用担当者がいない（兼務で採用業務に多くの時間を割けない）
• 採用チームがあり、複数名で採用業務をおこなっている
• 採用数を増やす、応募者の質をあげたいなど、採用力を強化したい
• 採用に付随する業務に追われ、本質的な採用業務に割く時間がない
• 採用業務の効率をあげたい
• 採用コストが曖昧なので正確に算出したい

このような課題を抱えている企業は、採用管理システムの導入で課題を解決できるかもしれません。

採用管理システム（ATS）のメリット

採用管理システムの導入にはさまざまなメリットがあります。中でも特に大きな3つのメリットを詳しく紹介します。

• 応募者情報の一元管理ができる
• 採用業務工数の削減ができる
• 選考状況の可視化ができる

応募者情報の一元管理ができる

採用管理システムのメリットとしてまず挙げられるのが、情報を一元管理できることです。

採用業務では応募者の個人情報から内定候補者の面接評価まで、数多くの個人情報を取り扱います。これらの情報は選考に関わる人たちへ適切に共有する必要があり、選考情報は随時更新する必要もあります。これらは、大勢の応募者の情報を取り扱う採用担当者にとって、ミスの許されない重要な業務であり、心理的にも業務量的にも非常に負荷の高い業務です。

採用管理システムを使えば、応募者一人一人の選考状況や選考評価、面接や入社スケジュールなどの情報を適切な範囲に対し簡単に共有することが可能です。

採用業務工数の削減ができる

採用担当者の中には、応募者情報の入力や面接スケジュールの調整、付随する連絡、そして情報の更新と共有など「とにかく工数がかかる！」と悩んでおられる方も多いのではないでしょうか？

かくいう私も、採用管理システム導入前にはこれらの作業にかかる手間が一番の課題と感じていました。スピーディ、かつ正確な処理を求められるのが、採用に関わる事務処理ですが、応募者数が増えるとその負担は加速度的に増していきます。

採用管理システムを導入すれば、連携している採用媒体から、応募者情報が自動的に入力されるので、エクセルなどへ入力に要していた時間が不要になります。

また、システム上で応募者や採用エージェントだけでなく、面接官への社内連絡が可能なので、応募〜面接〜採用〜入社までの連絡業務工数を大幅に削減することが可能です。他にも、採用管理システムに備わったリマインド機能を使えば、連絡を忘れるようなミスを防ぐこともできます。

選考状況の可視化ができる

採用管理システムを導入することで、何人の応募者が選考フローのどこにいるのか、どの流入経路からの応募者が多いのかなど、さまざまな情報を可視化できるようになります。

選考状況の可視化のみで見ると、それほど大きなメリットがあるように感じない方もいるかもしれませんが、可視化された情報を元に、選考フローの改善や採用コストの見直しなど、さまざまなメリットが生まれます。

人事の神秘性と呼ばれるように、人事の業務は感覚値が多く残っている企業さまも多いのではないでしょうか。人事の業務の中でも採用業務は数値化しやすい業務です。採用管理システムで情報を可視化すれば、科学的人事へとシフト可能になります。

採用管理システム（ATS）のデメリット

採用管理システムにはさまざまなメリットがあるものの、気をつけなければならないこともあります。導入前に、確認いただきたいデメリットについて2点取り上げます。必ずチェックするようにしましょう。

• 導入コストが見合わない可能性
• 使いこなすのには時間が必要

導入コストが見合わない可能性

採用管理システムにはさまざまなものがあり、費用もピンキリです。自社の採用数や採用担当者の業務を確認せずに「いいものだからとりあえず導入しよう。」と、とりあえずで導入してしまうと十分な費用対効果が得られない可能性があります。

また、導入したものの自社の利用している求人媒体とは連携できず、思ったより工数を削減できなかった、なんて声を聞くことがあります。

導入前には、どのような人材を、何人くらい、どのような手法で、いつまでに採用したいのか、を明確にし、見合った効果が得られるかどうか、事前に検証するようにしましょう。

使いこなすのには時間が必要

採用管理システムの運用は、採用担当者だけでなく、面接を担当する方たちも使用することになります。システムの使い方はもちろんのこと、システム操作のルールの策定、人事情報の取り扱いの周知など導入準備に時間が必要です。初めのうちは、不慣れなメンバーへのサポートも必要になります。

面接官の人数が多い場合や、これから面接官を選ぶ際には、人事情報の取り扱いに関する知識やシステムへの適性を踏まえて任命すると良いでしょう。

おすすめの採用管理システム5選

筆者がいくつもの採用管理システムを使用した経験から、おすすめできる採用管理システムを紹介します。

採用管理システムを選定する際、何に重きを置くかでシステムを選ぶのが重要です。ここでは、採用管理システム導入の目的別におすすめを5つ紹介します。

• 多くの求人媒体との連携を重視するなら　「HERP Hire」
• 採用業務を分析し採用課題を見つけたい　「HRMOS 採用」
• 採用フローが複雑で柔軟性の高いATSを求めている　「sonar ATS」
• 社内調整など、選考管理に課題がある　「ジョブカン 採用管理」
• 応募者管理やコミュニケーションに課題がある　「採用一括 かんりくん」

HERP Hire（ハープハイアー）

母集団形成が進まなければ採用活動を進めることはできません。母集団形成に課題を感じている採用担当者は、求人媒体や求人検索エンジンへの連携に強みがある採用管理システムを選びましょう。

株式会社HERPが運営する採用管理システム「HERP Hire」（ハープ ハイアー）は、連携可能な求人媒体の多さが魅力です。約30の求人媒体と自動連携することで、応募者情報の手入力が不要となります。

さまざまな求人媒体から情報の入力をおこなっている採用担当者の業務を一気に効率化することが可能となり、応募者情報を効率的かつ適切に管理可能です。

Slackやchatworkとの連携も可能で、情報共有もスムーズで、スクラム採用を取り入れている企業におすすめできる採用管理システムです。

HRMOS 採用（ハーモス）

採用活動が上手くいっていないが、どこに問題があり何が課題なのかをはっきりと認識できていない採用担当者や企業が意外と多いのも実情です。採用課題を見つけ改善に取り組む際に必要となるのが、採用業務の「見える化」「数値化」です。

データを用いて科学的に採用活動を改善したいという採用担当者や企業は、分析機能に秀でた採用管理システムを選ぶと良いでしょう。

株式会社ビズリーチが運営する採用管理システム「HRMOS　採用」（ハーモス）は採用業務の分析機能に強みがあります。持ち前の分析機能を活用していけば、流入経路ごとに、辞退や内定の傾向を算出でき、採用業務の効率化を図ることが可能です。

採用フローの効率化や改善に取り組みたい企業におすすめの採用管理システムです。

sonar ATS（ソナー エーティーエス）

新卒採用も中途採用も一元管理したい。採用管理システムを導入しても自社の採用フローは複雑で、運用できないのではないか。大量の母集団を効率的に選考し、採用活動をスピードアップしたいなど、採用管理システムに多くを求める採用担当者や経営陣も少なくないはず。

このような採用担当者は、イベントやスケジュール管理がしやすく、登録する応募者の数によってプラン設定を選べると理想です。自社の採用ボリュームや選考フローに合わせていけるなど、柔軟性の高い採用管理システムを選ぶことをおすすめします。

Thinkings株式会社が運営する採用管理システム「sonar ATS」（ソナー エーティーエス）は、採用をフロー図で一括管理が可能で、複雑な選考フローであっても対応可能なところが魅力です。

新卒採用も中途採用も一括で管理可能であり、大量採用をする企業や、採用職種が多く、フローが複雑な企業におすすめしたい採用管理システムです。

ジョブカン 採用管理

採用担当者のお悩みのひとつに、面接などの際に社内の連携がうまくいかない、というものもあるのではないでしょうか？複数の面接官の予定を確認し、面接予定を組んで通知するなど、社内調整も意外と大変なものですよね。

応募者の履歴書や経歴書、1次面接、2次面接での所感など、適切に保護しつつも共有するべき情報が多いのも採用業務です。このような、情報の共有や社内調整を簡略化したいと考える採用担当者は、選考管理の効率化に強みがある採用管理システムを選ぶと良いでしょう。

株式会社DONUTSが運営する採用管理システム「ジョブカン 採用管理」は、シンプルなUIで誰にでも使いやすいことが魅力です。システムは苦手、という採用担当者にとって使いやすいことはメリットに感じるのではないでしょうか。

また、AIが面接官のカレンダーから空き時間を抽出し、面接日程の調整をサポートしてくれるなど、選考管理がとにかくスムーズになります。機能もデザインもシンプルで、選考管理を重視する採用担当者や企業におすすめの採用管理システムです。

採用一括 かんりくん

中途採用がメインで、募集職種が多いために応募者管理が大変だというのも、採用担当者が抱える課題のひとつです。このような課題を抱えている場合には、応募者情報の管理や応募者とのコミュニケーションに優れた採用管理システムを選ぶと良いでしょう。

HRクラウド株式会社が運営する採用管理システム「採用一括かんりくん」は、LINEによる応募者とのやりとりや、ZOOM連携での面談調整、カレンダーやチャットツールへの通知機能など、コミュニケーション面の機能が充実しています。

また、3つの料金プランにオプションで機能を追加していくことで、コスパよく運用できることが魅力です。オプションでうまくカスタマイズすることで、高いコストパフォーマンスを発揮できる可能性があります。試しにATSを導入してみたい、今期だけATSを導入したいというような企業におすすめできる採用管理システムです。

採用管理システムを使ったデータ分析事例

ここまでは、採用管理システムの導入について、お話ししてきました。

しかし、採用管理システムを導入しただけでは、真なる効果を発揮できません。採用業務の効率化の先にある、採用業務の改善に取り組むことで、さらに効率化を推し進めることが可能です。

採用管理システムを用いて、どのように採用業務の改善を図っていくのか、実際の経験から、4つの事例を紹介いたします。

• 採用関係者ごとのパフォーマンス分析
• 採用職種、採用にかかった期間、入社率などから採用難易度を設定
• 採用難易度から、人・金の再配置をおこなう
• 各データを元に採用業務の見直しをおこなう

採用関係者ごとのパフォーマンス分析

採用管理システムを導入することで、応募者だけでなく「面接官」や「エージェント」といった、自社の採用関係者のパフォーマンスに関わるデータも可視化が可能です。

例えば、エージェントごとに書類選考の通過率〜内定率までを求めれば、どのエージェントが自社にマッチした求職者を紹介してくれているのかがわかります。この情報を元に、利用するエージェントを変えたり、パフォーマンスが低いエージェントに対して、自社の採用ペルソナや選考基準を共有しなおしたり、エージェント経由の応募者の質をあげることが可能です。

面接官ごとに面接の通過率や応募者の辞退率を求めれば、面接スキルに問題があるのか、選考基準や自社が求める人物のペルソナが理解できているのか、など問題の早期発見ができます。また、高いパフォーマンスを発揮している面接官が明確になり、その面接スキルや手法を標準化できれば、企業の採用力を飛躍的に向上させることができます。

採用職種、採用にかかった期間、入社率などから採用難易度を設定

採用管理システムを導入することで、募集職種ごとに応募者数、各ステップの合格率、内定率や入社率、そして応募から内定、内定から入社に至るまでにかかった時間を可視化することができます。

これらのデータを元に、自社での採用難易度を設定しましょう。例えば、スキル面を見る1次面接での通過率が悪いのであれば、求める人材のスキルレベルが高いということであり、採用難易度を高く設定する必要があります。

また、採用担当者であれば応募者に内定を出しても入社までに時間を要する、または内定辞退されてしまう、という経験もお持ちではないでしょうか？これは現職が退職できない、との理由や、他に条件のいい転職先があったりと理由はさまざまです。

しかし、理由はなんであれ企業から見ると手放したくない人材や職種であったり、採用市場で需要が高く、引く手数多な人材や職種である可能性が高い裏付けとなります。これもまた、採用難易度を高く設定する必要があります。

他には、すぐにでも採用がしたい、国家資格や専門的な知識・経験が必須、などの条件も採用難易度が上がる要因になります。このように、可視化したデータや優先的に採用したい募集か否か、などの情報を元に採用難易度を設定していきましょう。

採用難易度から、人・金の再配置をおこなう

採用難易度を設定したら、どの募集にお金や人をかけるべきかを検討します。時間的に余裕があり、採用難易度がそれほど高くない場合には、ハローワークなどの無料で利用できる求人媒体を利用することもひとつです。広く、長い目で採用に当たることで採用コストを抑えることが可能になります。

逆に、今すぐにでも専門的な技能を持った人材が欲しいとなると、コストは掛かりますが転職エージェントなどの利用を検討することになるでしょう。定めた採用難易度と、自社の求める人材のペルソナをあわせることで、的確に求人媒体や手法を定めることができます。

求人＝全てエージェントに任せる、大手の求人媒体に載せておけばいい、というように手法や媒体を固定してしまうと、求める人材にマッチした応募が来なかったり、採用コストが高額となり、企業成長の妨げとなってしまう可能性もあります。

効率的な採用業務の推進のためにも、今一度、自社の募集枠の採用難易度を見直し、人と金の配置が適切であるかを確認しましょう。

各データを元に採用業務の見直しをおこなう

採用管理システムを導入することで、選考ステップのどこで応募者が離脱しているのか、または不採用となっているのか、選考に時間がかかっているのはどこか、などのデータを可視化することができます。これらのデータを元に、選考ステップや面接官ごとに改善をおこなっていきましょう。

このときに注意すべき点が、採用職種や対象の違いにより、考え方が変わってくることです。新卒採用のように、採用職種が確定しており、応募者全てが基本的に同じ選考フローを通る場合には、選考フローの見直しを優先すべきです。

中途採用の場合、選考途中で職種に変更があったり、スキルや経験、役職などポジションにより選考フローが異なる場合もあるのではないでしょうか。このような場合、選考フローではなく、選考関係者のパフォーマンスデータを元に改善を進めることが優先されます。

採用管理システムの選び方まとめ

採用業務の効率化という観点から、採用管理システムの紹介と運用のコツについて解説させていただきました。採用管理システムを選ぶコツは以下の3点です。

• 自社の採用ターゲットとボリューム、予算などを確認し把握する
• 採用管理システムの特徴、連携媒体、必須の機能があるか、などを調査する
• 採用管理システムは採用効率化だけでなく、業務改善まで視野に運用する

しかし、数字やデータだけでは語れないのが採用業務の難しいところではないでしょうか？

「選考の離脱率を下げたい」「内定承諾率をあげたい」「内定承諾後の辞退率を下げたい」というようなお悩みは、定量的なデータを元に改善することで解決できることもあれば、定性的な取り組みでなければ解決できないこともあります。

このような定性的な問題は、ジーピーオンラインが得意とする「ファンダメンタルズ×テクニカルマーケティング」で課題解決が可能です。求職者個人の価値観にまで及ぶ徹底的なコンテンツ制作で、企業と求職者の価値観の一致を促進し、高い採用成果を生み出せます。

弊社での成功事例として紹介しておりますので、合わせてご覧ください。

ジーピーオンラインの採用サイト制作

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採用ブランディングと採用マーケティングの視点から制作をおこなう、それがジーピーオンラインの採用サイト制作です。

コンテンツ企画や社員インタビューなどの取材、ライティング、撮影はもちろん、ブランドコンセプト策定やAI チャットボットの導入、SNS運用代行、映像制作など幅広く承ります。採用サイトの重要な要素となる写真は、撮影のディレクションをアートディレクターが担当することも可能です。

• Peach Aviation株式会社さま
• 株式会社鴻池組さま
• 株式会社ブイテックスさま
• 株式会社キョードー大阪さま
• スナダ建設株式会社さま
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など、これまで当社ではたくさんの企業さまの採用サイトを制作してきました。

また、当社においても、オウンドメディアを活用した採用活動にシフトしました。採用力の強化を目的として「驚きでも感動でもなく“ありがとう”を。」をスローガンにリクルートサイトのリニューアルをおこなった結果、書類通過率約3.9倍を実現し、当社の求める人物像とマッチした応募者の割合が上がっています。

人材獲得競争が激化している現代、変化する求職者ニーズを正確に捉え、オウンドメディアでの最適な情報発信と求職者の共感醸成から求職者の母集団形成とマッチング精度の向上を支援します。