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2024年4月労働条件明示ルール変更の要点と必要な対応策を解説

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SAHRE

こんにちは、ジーピーオンライン(@gpol_tw)のけんけんです!

さっそくですが、2024年4月からの労働条件明示のルール変更に対する備えはできていますか?

「労働基準法施行規則」と「有期労働契約の締結、更新及び雇止めに関する基準」の改正に伴い、労働条件明示義務のルールが変更となります。人事労務・採用業務のキャリアが浅い方の中には、労働条件明示義務といわれてもピンとこない方もいらっしゃるのではないでしょうか?

普段の採用業務の中で、何気なく利用している書類の中に「労働条件通知書」というものが含まれていませんか?採用担当者ならば「労働条件通知書」はご存知であり、業務に使っている方も多いことでしょう。

しかし、この「労働条件通知書」は、法的に明示が義務付けられているものであることをご存知でしょうか?さらには、この労働条明示の際のルールが変更となることをご存知でしょうか?

ジーピーオンラインのブログでは、採用サイトを運用している人事・採用担当者さまに向けて、知っておくべき法知識や法改正の情報を随時紹介、解説していきます。

この記事では、「労働条件明示義務」について解説し、明示ルールの変更点をまとめました。直近の法改正に対応するためにも、キャリアが浅い方だけでなく、人事採用業務に携わるすべての方に向けて、ルールの変更に伴い必要となる対応策を解説しています。

労働条件明示義務とは?

労働基準法第15条第1項には、「使用者は労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。」と規定されています。

具体的には労働基準法施行規則第5条第1項に規定されている(1)から(14)を明示する必要があります。自社の労働条件通知書が、法準拠できているか確認したことがない方は、一度確認しておくとよいでしょう。

厚生労働省のWebサイトには、労働条件通知書の雛形が掲載されていますので、必要に応じて利用すると良いでしょう。

労働条件通知書

明示のタイミング

それでは、労働条件通知をおこなうタイミングについて解説します。労働条件通知のタイミングは、労働基準法にて定められていることをご存知でしょうか?

労働基準法第15条(労働条件の明示)にて、「使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。」と定められています。

これを読み解くと、労働条件を明示すべきタイミングは「即時採用・即時入社」の場合は入社時、内定期間がある場合には、内定時点で明示する必要があります。

労働契約は、内定を出した際に成立すると考えられるため、使用者は内定通知書と共に労働条件通知書を明示する必要がある点に注意が必要です。

有期雇用契約の場合

上記のとおり、労働条件明示は労働契約締結時におこなうことが必要です。この「労働条件の締結時」とは、期間の定めのある労働契約、いわゆる「有期雇用」の契約期間満了後の契約更新時や、「定年後の再雇用」時も含まれます。

そのため、有期労働契約の場合には労働契約締結時だけでなく、契約更新の際にも労働条件の明示が必要になる点に注意してください。

法改正で追加された明示事項

今回の法改正により、労働条件明示のルールが変更になります。これまで必須とされていた明示事項に明示を要する事項が追加されました。

ここでは、追加された明示事項を全労働者に対するものと、有期雇用契約者に対するものとに分けて解説します。

全労働者を対象とした明示事項(労働基準法施行規則第5条の改正)

まずは、有期雇用契約者を含む全労働者を対象とした、追加された明示事項を解説します。

これまでの労働基準法施行規則では「就業の場所及び従事すべき業務に関する事項」(労規則第5条第1項1の3)を明示すれば事足りるとされていました。

しかし、今回の法改正により「就業の場所及び従事すべき業務の範囲を含む」という一文が追加されました。

就業の場所および従事すべき業務の変更の範囲

追加された一文の「就業の場所及び従事すべき業務の範囲」とはどういうものなのか解説します。

今回の法改正により追加された一文から、「就業場所、業務の内容のみならず、雇用した後の変更の範囲も明示」する必要性が生じます。

この、変更の範囲を具体的に言い表すと、「雇い入れ直後の就業場所や業務内容だけでなく、将来の就業場所や従事させる業務の変更の範囲」を指すのです。

明示の方法について厚生労働省より労働条件通知書の改訂版が公表されていますので、参考にしてみるとよいでしょう。

労働条件通知書

有期雇用契約者を対象とした明示事項(労働基準法施行規則第5条の改正)

全労働者を対象とした明示事項について説明しました。

次に、有期雇用契約者に対して明示すべき事項について解説します。

有期雇用契約者に対しては、追加で明示すべき項目がありますのでしっかりと確認し抜け漏れがないように注意しましょう。

更新上限の明示

使用者が有期雇用契約者の通算契約期間または、更新回数の上限を設定することがあります。これを更新上限といい、有期雇用契約者の契約期間が長期間になることを避ける目的で設定されます。

このような更新上限を設定することは、即座に違法となるものではありません。しかし、更新上限の有無や回数が不透明な場合、有期雇用契約者が契約更新や無期転換の期待を抱く可能性が高く、労使の認識の齟齬が発生しやすくなります。そのため、トラブルに発展する可能性が高くなりますので、注意が必要です。

今回の法改正では、有期雇用契約者に対して、更新上限の有無と内容を明示するようにルールが変更されました。

併せて、最初の労働契約の締結より後に更新上限を新設したり、短縮する場合には、その理由を労働者にあらかじめ説明することが必要になります。

無期転換申込機会の明示

無期転換ルールとは、同一の使用者との間で、有期労働契約が通算5年を超えるとき、労働者の申込により期間の定めのない労働契約(無期労働契約)に転換する制度です。

無期労働契約に転換するために、労働者が申込をおこなえる期間を無期転換申込機会といい、労働契約法 第18条にて定められた有期雇用契約者の権利です。

この無期転換申込権が発生する有期労働契約の契約更新のタイミングで「無期転換を申し込むことができること」を明示しなくてはならなくなりました。

無期転換後の労働条件の明示

無期転換を申し込むことができる旨、有期労働契約者に明示する際に、「無期転換後の労働条件」も併せて明示する必要があります。

この際、無期転換後の労働条件を決定するにあたって、就業の実態に応じて正社員とのバランスを考慮した事項について、有期雇用契約者に説明するように努めなければなりません。

従業員を雇用する際に必要な書類は?

法改正に伴い、変更となる労働条件明示ルールについて説明しました。続いて、従業員を雇い入れる際に必要となる書類について解説していきます。

入社手続きに必要な8つの書類

入社手続きに必要な書類は、以下の8つです。

  • 労働条件通知書
  • マイナンバー
  • 年金手帳
  • 雇用保険被保険者証
  • 扶養控除等申告書
  • 健康保険被扶養者異動届
  • 給与振込先届出書
  • 源泉徴収票

雇用保険や所得税、住民税の手続きに用いる書類や情報が多くを占めています。また、これらの書類は定められた期日までに申請しなければならず、内定を通達した際に遅滞なく内定者に連絡し、準備を進めておいてもらうことが理想です。

そのため、各書類について詳しく解説します。

労働条件通知書

労働条件通知書は、使用者と労働者が雇用契約を締結する際に、使用者から労働者に対して交付する書類のことです。

労働条件通知書には、給与や労働時間などの労働条件が記載されています。

これは、労働者が不利な条件の元で就労させられることを防ぐ目的があり、雇用形態などに関係なく、すべての労働者に対して交付しなければなりません。

労働条件通知書を交付することは、労働基準法第15条および労働基準法施行規則第5条によって規定されており、使用者に義務付けられています。

マイナンバー

マイナンバーとは、日本国に住民票を有するすべての国民に付与される固有番号のことです。

行政手続きなどの効率化と行政サービス利用者の利便性を高めることを目的として導入されており、納税、保険加入手続きなどに利用します。

年金手帳

年金手帳に記載されている基礎年金番号が必要です。基礎年金番号とは、社会保険の手続きに必要となる10桁の番号です。

年金手帳ですが、2022年4月より交付が廃止されています。今、年金手帳を交付・再発行しようとすると、基礎年金番号通知書が発行されますので、勘違いしないように注意しましょう。

雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証には、11桁の雇用保険被保険者番号が記載されています。この番号は、雇用保険に加入した被保険者に対して割り当てられており、一度発行された番号は原則、変わることがありません。

この番号は転職する際や、退職後に失業給付金を受給したり、在職中に教育訓練給付金を受ける際に利用します。

厚生労働省は企業に対し、雇用保険被保険者証を本人に渡すように要請していますが、在職中は特に雇用保険被保険番号を必要としないことから、紛失を防ぐために退職時まで会社で保管されるケースが多くなっています。

扶養控除等申告書

扶養控除等申告書は、社会保険・税金などの手続きで必要な書類です。扶養控除とは、扶養親族がいる場合に年末調整で一定の控除を受けられる制度で、扶養者の有無にかかわらず提出が必要です。

注意点として、扶養控除申告書を提出できるのは1事業所のみと定められており、2社以上から雇用されている人の場合は、本業の会社で提出してもらいましょう。

健康保険被扶養者異動届(国民年金第3号被保険者届)

健康保険被扶養者異動届は、社会保険加入手続きの際に必要となる書類です。扶養控除申告書と異なり、扶養者がいる場合のみ提出してもらいます。

給与振込先届出書

給与振込先届出書とは、給与振込先の口座情報などを記入してもらうための書類です。

会社により通帳のコピーを提出したりと様式はさまざまですが、振込先の情報がわかれば会社側で指定した様式を用いて問題ありません。

源泉徴収票

源泉聴取表は、いくらの収入を得て、いくらの所得税を支払ったかが記載された書類です。

年末調整時に必要となります。

入社時、必要に応じて取得しておきたい10の書類

入社手続きに必要となる8つの書類について説明しました。次は、必須ではないものの、用意しておくべき書類、取得しておきたい10の書類について解説します。

  • 入社誓約書
  • 機密保持誓約書
  • 雇用契約書
  • 身元保証書
  • 住民票(住民票記載事項証明書)
  • 免許証(保有資格を証明するもの)
  • 卒業証明書
  • 成績証明書
  • 健康診断書
  • 退職証明書

入社誓約書

入社誓約書は入社後に、認識の違いや勘違いによるトラブルや行き違いを防ぐことが目的の書類です。

就業規則や服務規程を記載しており、入社の意思を確認するための入社承諾書を兼ねているケースも多くあります。

記載する内容の性質上、後のトラブルを防止するために署名・捺印をもらっておくことが理想的でしょう。

機密保持誓約書

機密保持誓約書は、従業員が業務上知り得た情報や秘密などの持ち出し、不正に利用することを防ぐために従業員から取得しておくもので、現代社会の企業において必須の情報セキュリティ対策の書類です。

機密保持誓約書を取得していなかったために

  • 退職する従業員が顧客情報を持ち出した
  • 退職する従業員が技術的な情報を持ち出した

などの問題に対し、法的な手段をとれないリスクが残存します。

また、過失などにより

  • 顧客情報の漏洩や流出、不正利用

が起こった際、自社の情報セキュリティ体制に不備があったと指摘され顧客から損害賠償を請求されるだけでなく、社会的な責任を負うことになります。

このようなリスクを可能な限り排除するためにも、全従業員から機密保持誓約書を確実に取得しておくことをおすすめします。

雇用契約書

雇用契約書は企業と労働者間で

  • 給与
  • 就業場所
  • 就業時間
  • 業務内容

などの労働条件に関する重要事項を書面化し、双方が署名押印して締結する書類です。

記載される事項の共通点から労働条件通知書と混同されがちなので注意しましょう。労働条件通知書と雇用契約書の一番の違いは法律によって作成が義務付けられているか否かです。

労働条件通知書は先述したとおり、法律によって作成と明示が義務付けられており、記載すべき項目も定められています。

一方、雇用契約書の作成は必須ではなく、記載すべき項目も法的に定められている訳ではありません。

そのため雇用契約書を作成する際には、先述した労働条件通知書に記載しなければならない事項を網羅した上で署名押印してもらう「労働条件通知書 兼 雇用契約書」として用いることが一般的です。

雇用契約の内容が不明確なために発生する労使紛争を未然に防ぐことが目的になりますので、作成時には、書面の内容に抜け漏れや誤りがないかを確認しましょう。また、労働条件通知書を兼ねる場合には必須事項に抜けがないか確実なチェックが必要です。

身元保証書

身元保証書とは、身元保証人が入社する者の身元を保証するための書類です。ここでいう身元の保証とは、住所・氏名や経歴に偽りがないこと以外に、仕事に真面目に取り組める人物であることや、法律や規則を遵守し協調性を持って働ける自分物であることの約束を指します。

また、入社する者が会社に損害を被らせた場合などに、その損害を労働者が賠償できない場合に、この損害を代わりに賠償するなどの条項が含まれているケースもあります。

身元保証人となれるのは近親者のみ、などのルールを設けている会社もありますが、そうなると内定者によっては提出が難しくなることもあるので配慮するようにしましょう。

身元保証書の提出は法律で定められている訳ではありません。そのため、身元保証書の提出を求めない会社も数多くあります。

住民票(住民票記載事項証明書)

住民票は、住民基本台帳に載っている世帯、個人の情報を印字したもので、正確には住民票の写しといいます。住民票の写しには氏名や生年月日、住所、本籍、以前の居住地などの情報が記載されています。

会社は労働者名簿を作成する必要があり、名簿には氏名、生年月日、性別、住所などを記載することが義務付けられているのです。

住民票の提出は、これらの情報を正確に管理するために求めますが、会社は多くの場合、必要な個人情報のみを取得したいと考えます。そのため、住民票の項目のうち必要な項目のみを記載してもらう住民票記載事項証明書の提出を求めることが一般的です。

免許証(保有資格を証明するもの)

免許証などは、一定以上の知識や技能を有していることの証明として用いられます。

採用する職種によっては、技能や知識を有していること、国家資格や特定の免許を保有していることが採用条件となる場合もあるでしょう。

このような場合に、資格や知識・技能を有していることの証明として免許証などの提出を求めます。また、業務に必須ではなくとも、社内の規定や福利厚生で資格手当などを支給する際に、申請書に免許証などの添付を求めるケースもあるでしょう。

卒業証明書

卒業証明書は、大学や専門学校、高等学校の卒業を証明する書類です。

新卒で入社する際に提出を求められることがほとんどで、転職時に提出を求められるケースは多くありません。公務員や公的機関への転職の際には、提出を求められるケースが多いです。

卒業証明書を提出してもらう理由は、学歴の詐称がないかの確認です。応募資格に大卒以上と設けている場合などが該当します。そのため、卒業証明書を提出してもらう際には、コピー不可とし、厳封されたものの提出を求めるようにすると安心です。

成績証明書

成績証明書は、卒業した学校での成績を記録した書類です。卒業証明書とセットで提出することが多く、企業の採用担当は、成績から適性や能力を確認します。

成績証明書の内容で合否が覆るケースは稀ですが、どのような職種が適切であるかなど、人材配置の参考とします。

健康診断書

健康診断書の提出を求める理由は、労働安全衛生規則第43条「事業者は、常時使用する労働者を雇い入れるときは、当該労働者に対し、医師による健康診断を行わなければならない。」と定められているからです。

退職証明書

退職証明書とは、過去に在籍した会社およびその会社を退職したことを証明する書類です。退職証明書は通常、退職者の求めに応じて会社側が発行する書類のため、手元に置いていない求職者も多くいる点に注意が必要です。

退職証明書には、在籍期間や職務内容、役職、賃金、退職理由などが明記されています。そのため、内定者の経歴の確認や前職での賃金の確認などのために用いられます。

退職証明書は離職票と混同されがちですが、在籍していた会社が発行する退職証明書と違い、離職票はハローワークが発行する公文書です。離職票は失業保険の給付を受ける際に必要となります。

労働条件通知書に明示すべき12の項目

労働条件通知書は先述したとおり、交付することが義務付けられた重要な書類です。ここでは、労働条件通知書に記載すべき項目を解説します。

労働条件通知書に記載すべき項目

労働条件通知書は、使用者と労働者が雇用契約を締結する際に、使用者から労働者に対して交付する書類のことです。労働基準法第15条および労働基準法施行規則第5条によって労働者に交付することが義務付けられており、労働条件通知書に記載しなければならない必須項目も定められています。

労働条件通知書に記載しなければならない項目は下記です。労働条件通知書を作成する際に抜け漏れがないかを確認するようにしましょう。

労働条件通知書に記載する必須項目は以下の8項目です。

  • 労働契約の期間
  • 労働契約の更新の有無
  • 就業する場所と従事する業務の内容
  • 始業時刻および終業時刻
  • 休日、休暇
  • 賃金
  • 退職に関する事項
  • その他

新たに追加された明示すべき項目は以下の4項目です。

  • 更新上限の明示
  • 無期転換申込機会の明示
  • 無期転換後の労働条件の明示
  • 就業の場所および従事する業務の変更範囲

労働条件明示義務に違反した場合の罰則

労働基準法第120条および同法121条により、労働条件の明示義務違反があった場合、当該違法行為をした者および事業主は30万円以下の罰金を科すと定められています。

労働基準法に違反するようなことがあれば、従業員の信頼を失うだけでなく、社会的な信用も失墜し、経営に支障をきたすこともあるのです。そのため、法律を遵守しているかの確認を十分におこなう必要があります。

労働条件明示ルール変更のまとめ

労働条件明示ルールの変更について説明しました。労働条件明示ルールは、労働基準法にて定められており違反すると罰則もあります。

新しく追加される労働条件明示ルールでは「就業場所、業務の変更の範囲」が必須明示事項に新しく追加されました。

また、有期労働契約の締結時と更新時には「更新上限(通算契約期間または更新回数の上限)の有無と内容」が必須明示事項に追加されます。

さらに、無期転換ルールに基づく無期転換申込権が発生する契約の更新時には「無期転換申込機会」「無期転換後の労働条件」の明示も必須事項に追加されます。

まとめると下記4点が、新たに追加される必須明示事項です。

  • 就業場所、業務の変更の範囲
  • 契約更新上限(通算契約期間または更新回数の上限)の有無と内容
  • 無期転換申込機会
  • 無期転換後の労働条件

労働条件明示ルールに違反することで、従業員からの信頼や対外的な信用を失墜させることがないように、今から準備を進めておくようにしましょう。

施行日

2024年4月1日から施行(改正省令附則1条)

施行日までに必要な対応

労働条件明示ルールの変更に伴い、具体的な記載内容については、厚生労働省が施行日に先立ち記載例を公表することが予想されます。これらの情報を見逃さないように確認し、記載例を参考に自社の労働条件通知書の内容を検討するとよいでしょう。

この記事の著者

WRITERけんけん広報

公務員、社会福祉法人での人事採用経験を活かし、ジーピーオンラインに入社。経験を活かし人事関連を主軸に情報を発信していきます。

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