面接官が知っておくべき5つの心得と4つの役割とは？進め方やNG質問も解説

こんにちは、ジーピーオンライン（＠gpol_tw）のけんけんです！
私は、前職で採用担当をしていたときには、新卒だけで年間1,000名程度の母集団を形成し、何百人という候補者の面接をおこないました。中途採用を含めると、さらに多くの面接を実施しノウハウを得ました。

その面接経験から確信したことが「採用面接は企業の未来を左右する重要なプロセス」ということです。面接官としての心得を理解し、効果的な面接を実施することが求められます。

この記事では、面接官が持つべき5つの心得と4つの役割から、面接の進め方について詳しく解説します。面接官として不安がある方や、面接の基本を復習しておきたい方はぜひご一読ください。

面接官が持つべき5つの心得

面接官の役割は単に候補者を評価するだけではありません。採用プロセスの要として、企業と候補者の架け橋となる重要な存在です。面接を成功に導き、優秀な人材を確保するためには、以下の5つの心得を常に意識し、実践しましょう。

面接官である自覚を持つ

面接官は企業の代表者として、候補者の人生に大きな影響を与える立場にあります。就職や転職は候補者にとって重要な人生の岐路であり、面接官の言動や態度が候補者の決断を左右する可能性があります。その重要性を認識し、企業人として、面接官として、恥ずかしくない人物であろうという意識を持ちましょう。

候補者に対して敬意を払う

面接の場で候補者が最高のパフォーマンスを発揮できるよう、リラックスした雰囲気づくりに努めることが重要です。候補者も企業を評価しているという認識を持ち、相互理解の場として面接を捉えましょう。敬意を持って接することで、候補者の本質を見極めやすくなり、同時に企業の印象も向上します。

企業の代表として振る舞う

面接官の言動は企業全体のイメージに直結します。良い印象を与えることで採用計画が順調に進む一方、悪印象は採用の失敗だけでなく、企業ブランドの毀損にもつながりかねません。個人的な立場で候補者に相対するわけではなく、企業の代表であるという意識を忘れないようにしましょう。

候補者と対等な関係である意識を持つ

面接官と候補者は互いを評価し合う対等な関係にあります。採用の決定権を持つからといって、上位の立場だと錯覚してはいけません。横柄な態度や無礼な振る舞いは避け、フェアな視点で候補者と向き合うことが重要です。対等な関係性を保つことで、より本質的な評価が可能になります。

フェアな評価をおこなう

客観的かつ公平な評価は、適切な人材選考の要です。先入観や個人的な感情を排除し、定められた評価基準に基づいて候補者を評価しましょう。すべての候補者に対して同じ基準を適用し、一貫性のある評価を心がけることで、真に企業に適した人材を見いだすことができます。

面接官の主要な役割4つ

面接官は採用活動の要であり、企業と候補者を結ぶ重要な架け橋です。単なる質疑応答にとどまらず、面接官には多面的な役割が求められます。ここでは、面接官の4つの主要な役割と、それぞれの役割を果たすための具体的な行動指針を解説します。

候補者を的確に見極める

候補者の見極めは面接官の最も重要な役割のひとつです。この役割を効果的に果たすためには、「スキル面」と「パーソナリティ面」の両面から評価することが不可欠です。

スキルと経験の客観的評価

候補者のスキルと経験を適切に評価するためには、以下の点に注意しましょう。

• 現場となる配属予定部署と綿密に連携し、具体的な要件を明確化する
• 募集要項の抽象的な表現を、具体的なスキルや能力に落とし込む
• 評価基準を明確にし、客観的な判断を心がける

例えば、「採用経験3年以上」という要件は、「採用計画の立案能力」「新卒採用フローの理解と実行力」「効果的な採用媒体の選択・運用能力」などの具体的なスキルに紐づけて評価します。

企業文化との適合性の見極め

スキルだけでなく、候補者が企業文化に適合するかどうかも重要な評価ポイントです。

• 自社のMVV（ミッション・ビジョン・バリュー）を明確に説明し、候補者の反応を観察する
• 過去の職場経験や価値観に関する質問を通じて、自社の文化との親和性を判断する
• 候補者の理想的な働き方やコミュニケーションスタイルを探る質問を用意する

これらの評価を通じて、早期退職や能力発揮の阻害といった採用ミスマッチのリスクを軽減できます。

パーソナリティ面を見極める際の注意点として、面接官の好き嫌いや主観を入れないよう評価する必要があります。スキル面と同じく、パーソナリティ面の採用要件も可能な限り掘り下げて言語化しておくと良いでしょう。

候補者の入社意欲を高める（動機付け）

面接官には、候補者の入社意欲を喚起し、維持する役割もあります。これは採用成功率を高める上で非常に重要です。

企業の魅力と成長機会の具体的提示

• 入社後のキャリアパスや成長機会を具体的に説明する
• 企業の強みや独自の価値提案を明確に伝える
• 採用サイトや採用ピッチ資料を効果的に活用する

ポジティブなフィードバックをおこなう

面接中に適切なポジティブフィードバックをおこなうことで、候補者の自信を高め、入社意欲を促進できます。

• 候補者の強みや成功体験を具体的に認める
• 企業にとっての候補者の価値を明確に伝える
• 適切なタイミングでフィードバックをおこない、面接の雰囲気を良好に保つ

自社の魅力を効果的に伝える

面接官は企業の「顔」として、自社の魅力を余すところなく伝える役割を担います。

企業のMVVを共有する

• 自社のMVVを明確に説明し、候補者との方向性の一致を確認する
• 企業の課題や求める人物像を正直に伝え、セルフスクリーニングを促す

企業の方向性と、候補者のありたい姿の方向性が同じ方向を向いているのか否かを、面接官と候補者お互いで確認し合えるよう、しっかりと共有するよう心がけてください。

具体的なエピソードと数字の活用

• 制度や取り組みの説明に具体的な利用実績や成果を添える
• 社員の声や制度が生まれた背景など、エピソードを交えて説明する

ただ単に「このような制度があります」という説明ではなく、「このような制度があり、昨年は8人の従業員がこの制度を利用しました」というような説明をおこなうと良いでしょう。

独自の成功事例の紹介

• 公開情報以外の、面接でしか聞けない具体的な成功事例を用意する
• 候補者に新たな気づきを与える情報を提供し、興味を喚起する

面接が終わった際に候補者が、「知らなかった応募企業の一面を知れた」と感じてもらえるように、小さなことでも構わないので、具体的なエピソードトークを用意しておきましょう。

企業ブランディングの強化

面接は企業ブランドを強化する重要な機会です。面接官の言動が企業イメージに直結することを常に意識しましょう。

一貫したメッセージの伝達

• 採用媒体やWebサイトの情報と面接での説明に齟齬がないよう注意する
• 複数回の面接で異なる面接官が担当する場合、事前に情報を共有し、一貫性を保つ

長期的視点でのブランド構築

• 面接を通じて企業の信頼性や魅力をアピールし、長期的なブランドイメージの向上を図る
• 不採用となった候補者に対しても丁寧な対応を心がけ、良好な印象を残す

これらの役割を意識し、具体的な行動指針に基づいて面接に臨むことで、効果的な採用活動と企業ブランドの強化につながります。面接官一人ひとりが自身の重要性を認識し、責任を持って役割を果たすことが、組織の成長と発展の鍵となるのです。

効果的な面接の進め方8ステップ

面接官として、面接をスムーズに進めるためには、計画的かつ体系的な進行が求められます。ここでは、面接の手順とそのポイントについて詳しく解説します。

STEPの前に 大切な事前準備

面接を成功させるためには、入念な事前準備が欠かせません。以下の5つのポイントを押さえ、できるだけ万全の態勢で面接に臨みましょう。

• 候補者情報の徹底分析：応募書類を活用した効果的な準備
• 採用要件の再確認：ポジションに最適な人材を見極めるために
• 面接の流れの設計：構造化面接で一貫性のある評価を
• 質問項目の精査：的確な人物評価のための戦略的質問設計
• 面接評価シートの作成：客観的評価と記録のための必須ツール

STEP1 面接官の自己紹介

面接の最初のステップは、面接官の自己紹介です。自己紹介は候補者に安心感を与え、リラックスしてもらうための間を与える重要なプロセスです。

簡潔で印象的な自己紹介のコツ

面接の冒頭で、簡潔かつ明確な自己紹介をおこないます。「名前」「役職」「所属部署」程度の情報を伝え、長々とした説明は避けましょう。候補者の緊張をほぐし、安心感を与えることが目的です。

リラックスした雰囲気づくり

自己紹介の際、温かみのある表情や適度な笑顔を心がけ、候補者にリラックスしてもらえるような雰囲気を作ります。面接官自身も深呼吸などで心を落ち着かせ、ポジティブな姿勢で臨むことが大切です。

STEP2 候補者の自己紹介

面接官の自己紹介が終われば、候補者に自己紹介をしてもらいます。注意点として、候補者が面接で話す最初のセクションであり、緊張のピーク状態が続いている点に配慮しましょう。

効果的な傾聴のポイント

自己紹介をしてもらった会話の流れから、あれこれと質問したり深堀してしまいたくなりますが、ここではグッと堪えて、候補者の話に耳を傾けましょう。候補者の自己紹介を注意深く聞いて、非言語コミュニケーションにも注目します。

自己紹介から得られる情報の活用法

候補者の話し方や内容から、コミュニケーションスタイルや価値観などを観察します。これらの情報は、後の質問や評価に活用できます。

STEP3 緊張をほぐすアイスブレイク

一概にアイスブレイクといってもさまざまです。候補者の緊張や警戒を解くことを目的に、会話の糸口を見つけましょう。

共通点を見つける会話術

応募書類や自己紹介から得た情報を基に、候補者との共通点を見つけ、軽い話題で会話を始めます。話題は、趣味などの軽い話題を選ぶようにしましょう。面接官から積極的に自己開示することが、面接におけるアイスブレイクのコツです。

候補者の緊張をほぐすための質問

オープンエンドの質問を用いて、候補者が自由に答えられる環境を作ります。回答に対して肯定的なフィードバックを与え、会話のキャッチボールを心がけます。

STEP4 会社の魅力と正確な情報提供

アイスブレイクで候補者の緊張を解すことに成功したら、いよいよ面接本番です。まずは、候補者に対して企業の概要説明と求人概要の説明をおこないましょう。正確な情報提供で相互理解を深めます。

会社概要の効果的な説明方法

公開情報だけでなく、配属予定部署の具体的な情報や課題、目標なども伝えます。企業のビジョンや文化をわかりやすく説明し、候補者の興味を引き出します。先述しましたが、すでに公開している情報を再度伝えるのではなく、面接を通して新たな一面と魅力を伝えることがポイントです。

求人概要の明確な伝え方

期待される役割、成長機会、キャリアパスなどを具体的に説明します。求人内容の説明は採用ミスマッチを防ぐためにも非常に重要なので、齟齬がないか丁寧に確認しましょう。良い点を挙げるだけでなく、課題や改善すべき点も正直に伝え、採用ミスマッチを防ぎます。

STEP5 適性を見抜く効果的な2つの質問技法

いよいよ、候補者への質問をおこないます。質問を通して候補者のスキルや適性を評価し、企業文化に適合するかどうかを見極めましょう。

行動指向型質問の活用法

過去の具体的な経験や行動について質問し、候補者のスキルレベルや思考特性を探ります。「その時どのように対応しましたか？」「結果はどうでしたか？」など、具体的な行動と結果を引き出す質問を心がけましょう。人は過去の行動を繰り返す性質を持っており、行動指向型質問は再現性高く未来を予測できる質問です。

状況指向型質問の効果的な使い方

仮想的な状況を提示し、候補者の問題解決能力や思考プロセスを評価します。「もし〇〇という状況になったら、あなたはどのように対応しますか？」といった質問を通じて、候補者の適応力や創造性を見極めます。

【関連記事】構造化面接とは？メリットから具体的な質問事例まで解説

STEP6 候補者からの質問対応

面接官から候補者への質問が終わったら、候補者からの質問を受け答えていきましょう。双方向コミュニケーションで、相互理解を深めます。

候補者の疑問を解決する方法

候補者からの質問には、可能な限り詳細に答えるよう心がけましょう。良い点だけを伝えようとするのではなく、オープンな姿勢で透明性を持たせた回答が候補者の不安と疑問の解消につながります。候補者からの質問は、相互理解が目的です。採用ミスマッチを防ぐためにも、正確な情報で回答することが大切です。

双方向のコミュニケーションを促す

面接という限られた時間の中で、候補者から質問を受け、疑問点に回答するだけでは勿体ないです。受けた質問を通して候補者への確認や追加の質問をおこなうなど、双方向のコミュニケーションを目指すようにしましょう。

STEP7 面接後の流れを説明し選考離脱を防止

候補者からの質問に答え、疑問や不安を解消すれば面接の山場を越えたことになります。あとは、今後の選考プロセスの明確な説明で不安や疑問を解消し、選考離脱を防止しましょう。

選考プロセスの透明性を高める説明方法

今後の選考ステップ、面接の回数や形式、適性検査の有無などを明確に説明します。具体的な日程や場所についても、可能な範囲で情報を提供します。

結果通知のタイミングと方法の明確化

結果連絡の時期と方法を具体的に伝えます。「1週間以内にメールでご連絡します」など、明確な情報を提供することで、候補者の不安を軽減します。

STEP8 好印象で締めくくる丁寧な面接の終わり方

最後に、面接のお礼と締めくくりをおこないます。これにより、面接の印象を良くし、企業としての誠実さを伝えることが可能です。候補者への敬意を忘れず、しっかりと締めくくりましょう。

心のこもった感謝の伝え方

候補者の時間と努力に対して、具体的な感謝の言葉を述べます。「貴重なお時間をいただき、ありがとうございました」など、誠意を込めた表現を使いましょう。

前向きな締めくくりの言葉選び

「お話できて良かったです」や「今後のご連絡をお待ちください」のようなポジティブな言葉で面接を締めくくります。

この際、候補者にしっかりと目線を送ることを忘れてはいけません。手元の書類に目をやったまま面接を終えたり、時計を見ながら面接を終えることがないように、最後まで丁寧な態度を保ち、候補者に良い印象を残すよう心がけましょう。

やってはいけない！面接官のNG質問と行動

面接官は企業の顔として候補者と向き合います。その言動は、候補者の印象形成だけでなく、企業イメージにも大きな影響を与えます。面接は対等な立場で行われるべきであり、以下では面接官として特に注意すべき点を3つ取り上げて紹介します。

法的リスクを伴う質問とその回避方法

面接官は候補者を見極めるために質問をしますが、すべての質問が許されるわけではありません。以下のような質問は避けるべきです。

• 本籍地や出生地に関する質問
• 政治的信条や宗教に関する質問
• 家族構成や結婚、出産予定に関する質問

これらは就職差別につながる可能性があり、法的問題を引き起こす恐れがあります。就職差別につながるおそれのある不適切な質問例を厚生労働省が掲載していますので、一度は目を通しておくと良いでしょう。

参考：就職差別につながるおそれのある不適切な質問の例｜大阪労働局

不適切な質問は、候補者の入社意欲低下だけでなく、法的措置につながる可能性があります。違反した場合、厚生労働省からの改善命令や、最悪の場合、民事上の責任だけでなく刑事罰の対象となることもあります。

面接官は、これらのリスクを十分に認識し、慎重かつ公正な態度で面接に臨むことが求められます。適切な質問と態度で、候補者の能力を正確に評価し、企業にとって最適な人材を見いだすことが重要です。

候補者の心を閉ざす無礼な態度

面接官の無礼な態度は、候補者の能力発揮を妨げ、企業への悪印象に大きくつながります。以下のような行動は必ず避けましょう。

• 遅刻や面接の開始が遅れる
• 候補者の話を遮る
• 無関心な態度や横柄な言葉遣い
• 不適切な私的質問
• その場でのネガティブフィードバック
• 視線を合わせない
• 不適切な服装
• 候補者の発言軽視や威圧的な態度
• 個人的意見の押し付け
• 面接時間の不必要な延長
• 面接と無関係な話題への逸脱

これらの行動は、候補者の時間と人格を尊重していないという印象を与えます。時間厳守を心がけ、万が一遅れる場合は誠意ある謝罪が必要です。候補者の話に傾聴し、プライバシーに踏み込む質問は避けるべきです。

一方通行のコミュニケーションが招く面接の失敗

面接は双方向のコミュニケーションの場であり、相互理解を深める機会です。
一方的な面接は以下の問題を引き起こします。

• 候補者に不快感を与え、企業イメージを損なう
• 候補者の緊張を高め、本来の能力発揮を妨げる
• 適切な評価が困難になり、採用ミスマッチのリスクが高まる

これを避けるために、以下4点に注意を払い、バランスの取れた面接を心がけましょう。

• 積極的に質問を投げかける
• 候補者の話に真摯に耳を傾ける
• 双方向のコミュニケーションを意識する
• 適切な時間配分を心がける

オンライン面接成功のコツと注意点6つ

オンライン面接の重要性は近年ますます高まっています。物理的な距離を超えて実施できる便利な手段ですが、対面面接とは異なる課題も存在します。ここでは、オンライン面接のやり方だけでなく、候補者がリラックスし、本音を引き出すためのコツと注意点を詳しく解説します。

1. 環境の整備

オンライン面接では、適切な環境を整えることが重要です。面接官として、誠実な印象を与えるために以下の点に注意しましょう。

静寂な面接空間の確保

面接を行う場所は、外部の騒音が少ない静かな場所を選びましょう。騒音はコミュニケーションを妨げ、候補者にネガティブな印象を与える可能性があります。プライバシーを守るためにも、人の多い場所は避けるべきです。

背景の整頓

オンライン面接では、背景が視覚的に大きな要素を占めます。散らかった背景は候補者に不快感を与える可能性があるため、整理整頓を心がけましょう。必要に応じて、オンライン面接ツールのビジュアル背景機能を活用するのもひとつです。

2. 音声・映像・通信状況の確認

オンライン面接の品質を確保するためには、音声や映像、通信状況の確認が欠かせません。

テストの実施

使用するカメラやマイク、ヘッドセットを事前にテストし、問題がないか確認しましょう。特に音声の品質が悪いのは致命的です。

予備機材の準備

機材トラブルに備えて、予備の機材を準備しておくことをおすすめします。トラブルが発生すると、候補者に「準備不足な企業」と思われる可能性があります。

3. 回線トラブルへの対応

オンライン面接では、通信回線の問題が発生することもあります。事前に対策を整えておきましょう。

事前の対策

通信状況を確認し、可能であれば有線接続を利用しましょう。回線トラブル時の代替手段として、電話面接も準備しておくと安心です。

再接続の方法を案内

通信が途切れた際の再接続方法を事前にアナウンスしておくと、候補者も安心して面接に臨むことができます。

4. 対面より丁寧なアイスブレイク

オンライン面接では、対面よりも緊張を解しにくいため、丁寧なアイスブレイクが重要で、対面面接のときよりもアイスブレイクに時間を割いたり工夫を凝らす必要があります。音声や映像の確認を兼ねて、軽い話題でリラックスした雰囲気を作りましょう。

5. カメラ目線の重要性

オンライン面接では、ついつい画面に映る候補者の顔を見て会話を進めてしまいがちです。対面面接と異なり目をあわせることが難しいため、カメラ目線を意識することが重要です。信頼感を構築し、誠実な印象を与えるために、カメラを見ながら話すことを心がけましょう。

6. オーバーリアクションの活用

オンライン面接では、非言語コミュニケーションが制限されるため、相槌や笑顔を強調しましょう。具体的には、以下のような工夫をすることで、候補者が話しやすい雰囲気を作ることができます。

• 普段の数倍の大きさで相槌を打つ
• 表情の豊かさを意識的に強調
• 驚くときは状態を仰け反らして驚く
• ジェスチャーを大きめに、ゆっくりとおこなう

これらは、思っているより少しオーバー気味でちょうど良いくらいです。オーバーリアクションが不安な面接官やオンライン面接に不慣れな面接官は、ロールプレイングなどを実施してトレーニングしておきましょう。

面接官の心得まとめ

面接官としての役割を果たすためには、下記5つの心得を持つことが重要です。

面接官として押さえるべき5つの心得

• 面接官である自覚を持つ
• 候補者に対して敬意を払う
• 企業の代表として振る舞う
• 候補者と対等な関係である意識を持つ
• フェアな評価をおこなう

面接は企業と候補者を結ぶ重要な接点です。適切な準備と心構えで臨むことで、優秀な人材の獲得につながり、企業の成長を加速させることができます。一方で、不適切な対応は企業イメージを損ね、人材獲得の機会を逃す可能性があります。面接官は選ばれる側でもあるという自覚と、自身の役割の重要性を認識し、慎重かつ公正な態度で面接に臨むことが求められます。

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