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失敗しない!Webサイト制作におけるキックオフミーティングの目的と進め方

WRITERつっちーディレクター

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SAHRE

「キックオフミーティングって何をするの?」

Webサイト制作会社から「キックオフミーティングをやりましょう!」と連絡が来たけど、いまいち何の目的で開催するのか分からないと思ったことはありませんか?
単なる顔合わせ?
それだけではありません。
Webサイトのキックオフミーティングには、目的や進め方、事前準備が必要なこともあります。

こんな人におすすめ!

  • Webサイトのキックオフミーティングの目的が分からない
  • キックオフミーティングを無駄にしたくない
  • 失敗しないキックオフミーティングの進め方を知りたい

この記事を読むとWebサイトのキックオフミーティングについて理解が深まり、失敗しないキックオフミーティングを開催することができます。

もくじ

  1. キックオフミーティングとは
    • 発注側の企業とWeb制作会社で行う合同のキックオフミーティング
    • Web制作会社が制作を進めるために行う社内のキックオフミーティング
  2. Webサイト制作におけるキックオフミーティングの目的と進め方
    • キックオフの目的
    • キックオフの進め方
    • キックオフの事前準備
    • Webサイト制作フロー
  3. キックオフミーティングが重要な理由
  4. キックオフミーティングのアジェンダサンプル
  5. キックオフミーティングの反対は?
  6. まとめ

キックオフミーティングとは

キックオフミーティングとは

Webサイトの制作を進めるために行う最初の打ち合わせを「キックフオフミーティング」と呼んでおり、プロジェクトの開始を宣言する場であると言えます。
キックオフミーティングには、大きく分けて2種類あります。

  1. 発注側の企業とWeb制作会社で行う合同のキックオフミーティング
  2. Web制作会社が制作を進めるために行う社内のキックオフミーティング

それぞれ解説します。

発注側の企業とWeb制作会社で行う合同のキックオフミーティング

発注側の企業と受注側のWeb制作会社が合同で行うキックオフミーティングです。
主にWebサイトを制作する目的や方向性、スケジュールの共有、Web制作会社のスタッフの紹介などを行います。

Web制作会社が制作を進めるために行う社内のキックオフミーティング

プロジェクトに関わる社内スタッフと行うキックオフミーティングです。
集まったメンバーで開発を進めていくという決意表明から、どういった技術を使ってどのような方法で開発していくのかという技術的な話もすることが多いです。

今回は、Web制作会社と合同で行うキックオフミーティングについて、掘り下げて解説していきます。

Webサイト制作におけるキックオフミーティングの目的と進め方

キックオフミーティングの目的と進め方

Web制作会社とのキックオフミーティングでは、どのようなことをすればよいのでしょうか?目的や進め方を知れば、有意義なキックオフミーティングを開催することができますので、ぜひ覚えておきましょう。

キックオフの目的

キックオフミーティングを開催する目的は大きく3つあると思っています。

  1. プロジェクトの目的を共有すること
  2. プロジェクトの情報を共有すること
  3. プロジェクトメンバーの役割を明確にすること

上記3つができれば成功と言ってもいいでしょう。
Webサイト制作というプロジェクトに関わるメンバーが、何を目的として、現在、どのような情報を持っており、各人がどんな役割を担うのかを確認・共有することが目的となります。
「プロジェクトを一緒に成功させる」という団結力を高める効果もあります。

キックオフの進め方

キックオフミーティングに集まった人の理解度がバラバラであることが多いため、以下の進め方に沿って行うのが良いでしょう。

  1. プロジェクトメンバーの紹介
  2. プロジェクトの目的を明確にする
  3. 各社が持っている情報を共有し、方向性を確認する
  4. 質疑応答

1.プロジェクトメンバーの紹介

いわゆる自己紹介です。
Web制作会社からは体制図という書類が提示される場合もあります。

発注側の企業担当としては、Web制作会社がどういった体制でプロジェクトを遂行していくのか確認しておくとよいでしょう。
窓口は誰か、責任者は誰か、誰がどんな役割でこのプロジェクトに従事するのかが分かります。

また、Web制作会社側からすると、窓口となる担当者さまがどんな方か、決裁者は誰か気になるところですので、事前に答えられるようにしておくとよいですね。

2.プロジェクトの目的を明確にする

例えば、Webサイトリニューアルというプロジェクトの場合、どのような目的をもってリニューアルするのでしょうか?

  • ユーザビリティを高めたい
  • 問い合わせ件数を2倍に増やしたい
  • Webサイトからの受注を2倍に増やしたい
  • ユーザーとコミュニケーションをとり、見込み客を増やしたい

Webサイトをリニューアルすると決めたからには、何か課題があり、課題解決をして目的を達成させたいという思いがあるはずです。
その目的をキックオフミーティングで明確にして、メンバーに共有することが非常に重要です。

目的が曖昧だと、目指す方向がブレて、Webサイトのクオリティに影響してしまいます。
明確な目的は決められないとお困りでしょうか?
そんなときは、Webサイト制作のプロである我々と一緒に目的を創り上げることも可能ですので、ご相談ください。

3.各社が持っている情報を共有し、方向性を確認する

プロジェクトが始まったばかりのときは、確定している情報も少ない場合がありますが、現時点での情報をオープンにすることが重要です。
発注側の企業さまにとっては、どんな情報が必要か分からないことも多いので、Web制作会社に事前に何が知りたいのか、ヒアリングシートを作成してもらい、回答を用意しておくことも大切です。

現時点での情報を共有することによって、Web制作会社としては、いつまでにどんな情報がいるのか、課題は何かを早い段階で知ることができます。

4.質疑応答

質疑応答では、その場で不明点があれば、確認しておきます。
また、発注側と受注側が、同じ目的に向かって、これから一緒にプロジェクトを進めていくという雰囲気作りも大切です。

「これから目的に向かって、プロジェクトが始まるんだ」という意思統一が成功の鍵と言えます。

キックオフの事前準備

キックオフミーティングが失敗する理由のひとつに、事前準備が十分でない場合があります。
事前準備ができていないと、単なる顔合わせで終わってしまい、これから始まるプロジェクトをスムーズに進めることができません。
事前準備をしっかりして、キックオフミーティングに望みましょう。

事前に準備するもの

■発注元

  • プロジェクトの目的を明確にしておく
  • 窓口担当、決裁者をはっきり決めておく

目的を明確にするということは、発注側の企業さまは、社内での意思も統一しておかなければなりません。会社としてWebサイトをどうするのかをしっかりと決めて、Web制作会社に思いを伝えなければなりません。

発注側の企業さまにとっては、Webサイトはひとつの手段でしかありません。なぜWebサイトを使うのか、それは事業全体の説明が必要なこともあるでしょう。
Webサイトだけにとどまらず、会社全体の話をすることで、Web制作会社も自分事として、プロジェクトに取り組むことができるようになります。

■Webサイト制作会社

  • 体制図
  • ヒアリングシート
  • 会社概要

Web制作会社は、プロジェクトをスムーズに進められる力があることを示し、安心して任せてもらえるように準備が必要です。
事前に課題が分かっている場合は、解決方法を提示する資料も必要でしょう。
企業さまが不安に思っていることをひとつひとつ解決していくのが重要です。

Webサイト制作フロー

キックオフミーティングが終われば、いよいよWebサイト制作の開始となります。本番公開までのWebサイト制作フローは、大まかに4つのフェーズに分かれています。

  1. 設計フェーズ
  2. 開発フェーズ
  3. 検証フェーズ
  4. 本番公開フェーズ

無事に本番公開を迎えるためにも最初のキックオフミーティングをどこまで充実させられるかが重要と考えています。

キックオフミーティングが重要な理由

キックオフミーティングが重要な理由

キックオフミーティングを開催することによって、これからプロジェクトが始まるんだというスタートラインが明確になります。
目的も方向性も共有されずに、なんとなくプロジェクトが始まってしまうと、プロジェクトの終盤になって、「思っていたのと違う」「これでは目的が達成できない」などとトラブルが発生しやすくなります。
向かうべき場所へ目的を共有し、プロジェクトメンバーが安心して進めるためにもキックオフミーティングは重要だと考えています。

キックオフミーティングのアジェンダサンプル

実際にキックオフミーティングで使えるアジェンダのサンプルを紹介しますので、ご参考ください。

■アジェンダ

  • 会議名:XXXXXプロジェクトにおけるキックオフミーティング
  • 日時:2020年XX月XX日(X)00:00~00:00
  • 場所:XXXXXX
  • 会議の目的:XXXXXプロジェクトの目的、情報、役割の共有
  • 使用資料:プロジェクト概要資料、体制図、ヒアリングシート、スケジュール表

■議題

  1. 自己紹介(体制図)
  2. プロジェクトの目的
  3. 課題整理
  4. スケジュール確認
  5. 質疑応答

キックオフミーティングの反対は?

キックオフミーティングの反対の言葉は、クロージングミーティング(または、クローズミーティング)と呼んでいます。
キックオフミーティングでプロジェクトの開始を宣言し、無事にWebサイトが公開されたときには、クロージングミーティングを行います。

クロージングミーティングでは、プロジェクトの終わりを宣言し、今回のプロジェクトで上手くいった点やもっとこうすれば良かった点などを話し合うこともあります。
これまでの苦労が報われる瞬間でもあります。

まとめ

まとめ

Webサイト制作のキックオフミーティングは、単なる顔合わせではなく、目的や情報を共有し、これから始まる長いプロジェクトを歩んでいくための重要な第一歩となります。
キックオフミーティングは最初のスタートとなりますので、しっかりと準備して開催しましょう。

ジーピーオンラインでは、大小の案件に関わらず、案件着手時はお客さまとのキックオフミーティングを実施しております。
プロジェクトを成功に導くために、良きパートナーとして一緒に取り組んでいきたいと考えております。
何かお困り事がございましたら、お問い合わせください。
お待ちしております。

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