こんにちは、ジーピーオンラインのぱらです！Webサイトの制作もしくはリニューアルが決まったらコンペを開催するしないに関わらず、まず業者の選定を真っ先にされる方が多いのではないでしょうか。
もちろん業者の選定も重要ですが、並行して進めたいのがRFP（Request for Proposal）の作成。
RFPとは提案依頼書のことで、発注元が発注先に提出する資料のことです。
本記事では制作が決まったらまず準備したいRFPについて、「そもそもRFPって何？」という点から具体的な項目や書き方まで詳しく解説します。
RFPの用意がなくても大丈夫です！
もくじ
RFP（提案依頼書）とは？
そもそもRFP（アールエフピー）とは「Request for Proposal」の略で、日本語に訳すと「提案依頼書」を指します。
RFP（提案依頼書）は、企業が特定のプロジェクトやサービス運営の実施に向けて、業務を委託する先に提出する資料のことです。なぜ料金を払う側がわざわざ資料を作って提出しなければいけないのか、と思われるかもしれませんが、RFPを作成する目的の大部分は次の通りです。
RFPの目的
依頼をする背景、現状の課題、要望をクリアにして、発注先にクオリティの高い提案をしてもらうため
RFPの役割
RFPは委託する業者に対して、「この要件で提案してください」と提案書を募集する際に使用されます。この資料には、プロジェクトの目的、要件、予算、納期などの詳細が記載されており、選定基準に基づいて最適な業者を比較する際の参考になります。
要件定義書との違い
「提案依頼書」と似た言葉に、「要件定義書」があります。これは発注者側ではなく、受注者側（委託先側）が作成する資料です。発注者側から受け取った要件や要望、課題などを元に、目的を達成するために実施する内容をまとめていきます。制作過程での認識齟齬が発生しないよう、あいまいさを残さないように作成され、プロジェクトの認識共有に使われます。
【関連記事】RFP（提案依頼書）と要件定義書の違いは何？ 記載内容も詳しく解説
RFPを使用するメリットとデメリット
RFPは大規模なプロジェクトや専門的な知識、高度な技術が必要な場合に最適な提案を受けるための依頼書です。ここでは使用することのメリット、デメリットをご紹介します。
メリット
RFPを使用するメリットは大きく以下の3つです。
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要件の透明性向上
RFPはプロジェクトの詳細な要件や目標を明確にし、提案者が作成する提案書を評価するのに役立ちます。
要件を明確に整理することで、方向性を確定しコミュニケーションも円滑になります。 -
競争を促進
コンペを開催する場合に有効になる点ですが、複数のベンダーや提案者に対してRFPを送付することで競争的な環境を作り出し、最適なパートナーを選定するのに効果を発揮します。 -
効率的な契約交渉とスムーズな進行
RFPには契約条件が記載されていることもあるため、提案者との契約交渉を円滑に進めることができます。契約交渉時だけでなく実際にプロジェクトを進める際にも、詳細な取り決めがあることにより認識齟齬が少なくなり、進行がスムーズになります。
デメリット
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時間と人的リソースの消費
RFPの作成には時間と人的リソースがかかります。各部署から情報を収集したり制作における方向性や要件を社内ですりあわせる必要があり、ある程度の手間を要することは念頭に入れた方が良いでしょう。 -
アイデアと柔軟性に制約がかかる
RFPは通常、発注側の企業が決めた要求や仕様に基づいて提案をしてもらうため、提案者のアイデアや柔軟性が制限されることがあります。提案に余白を持たせるために自由度を高くする部分と確実に守ってほしい部分の線引きが必要になります。
3つの構成要素別に必要な項目と書き方
RFPを使用するメリットデメリットがわかったところで、次はRFPを構成する要素をみていきましょう。
RFPは大きく「概要」「提案要件」「評価基準と選考プロセス」の3つで構成されています。
ここではWebサイト構築を例にしてそれぞれ詳しく解説していきます。
概要
概要は発注側の企業のプロジェクトの目的や発注に至る背景などをまとめたセクションです。
項目は企業によって異なりますが、以下が主要項目となります。
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はじめに（資料の位置づけや目的）
冒頭に、提案依頼先が読み進める前に全体像をつかんでもらえるようにRFPの位置づけや目的について記載します。このRFPを基準に業者選定することや、プロジェクトの目的、要件などが書かれていることを簡潔にまとめると良いでしょう。 -
プロジェクトの背景
プロジェクトが発足した背景を記載します。後の項目で詳細に記載しますが、業務フローの問題なのか、経理面での問題なのか、簡潔に課題も記載する必要があります。 -
現行サイト（サービス）の課題
現状自社が抱えている課題や問題点を具体的に記載します。例えば他社と比べて自社のサイトが及ばない点を明確にしたり、ユーザーアンケートを基に利用者が抱える課題や不満点などです。業務的なものと機能的なもので分けて記載するとわかりやすいでしょう。 -
プロジェクトの目的
このセクションでは実施するプロジェクトの目標や期待する成果を明確に示す必要があります。プロジェクトの目的が企業の戦略や目標とどのように連動しているかも提示し、全体の一貫性を保つことが大切です。コーポレートサイトやブランドサイトの目的について詳しく書いた記事もありますので、ぜひ参考にしてみてください。
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プロジェクトのゴール
プロジェクトのゴールは品質、費用、納期のカテゴリでできるだけ定量的に設定すると良いでしょう。例えば品質のカテゴリであれば「現状の課題が解決されている」、納期のカテゴリであれば「〇年〇月〇日までに問題なくWebサイトが公開している」などです。提案を受ける会社に向けてできるだけ明確なゴールを設定するようにしましょう。 -
制作範囲
提案を依頼する際に、どこまでを範囲とするかを明確にするセクションです。Webサイトであれば、要件定義からデザイン、コーディング、システム開発までなのか、それ以降の運用やサーバー保守までを依頼するのかなど詳細に提示しましょう。また対象のWebサイト内の範囲も記載します。コーポレートサイトなのか、リクルートサイトなのか、ブログなのかといったところです。 -
発注企業の情報
発注を依頼する側の企業情報を記載します。自社の構成や商品、販売方法や形態など詳細に記載しましょう。- どのような事業をおこなっているのか？
- ターゲットはどのような層か？
- 自社の強みは何か？
など、提案内容をより良くするための補完情報になります。
オリエン資料やパンフレットなどがあれば添付しても良いでしょう。 -
競合
競合として意識している企業や業界的に有名な企業を記載します。当社も提案書を作成する際には競合企業の調査をして参考にすることも多く、ベンチマークの企業があるとデータを取りやすい面もあるので重宝します。また、提案内容に独自性を出すことにも寄与します。 -
現行サイト（サービス）のシステム構成
Webサイトであれば現行サイトのシステムの構成やパッケージを使用している場合はその名称もあわせて記載します。システム構成については複雑な場合も多いため、図解でわかりやすく提示するのがおすすめです。
提案要件
続いて提案要件では、提案してほしい内容を提示します。一般的にプロジェクトの技術的な要件や予算、期限、品質基準などを含むことが多いです。
具体的には以下の項目です。
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提案者の会社情報
提案を依頼する先の企業情報やシステムを使用する場合は製品情報などを記載してもらう項目です。 -
Webサイトの機能要件と構成
Webサイト上でやりたいこと、ほしい機能を記載していきます。実装方法やフローなどを細かく指定すると提案者に制約がかかってしまうため、要望ベースで以下のように箇条書きで記載します。- ブログコンテンツを更新したい
- お問い合わせフォームを実装したい
- ユーザーが使用するマイページを用意したい
- 決済機能がほしい
実装方法などについては制作会社にお任せして、極力シンプルに要望を記載しましょう。
重要なのは、実装したい機能を極力書ききることです。
その他にも希望がある場合は想定ページ数や使用する画像データの撮影依頼なども記載します。 -
スケジュール
発注側の希望するスケジュールでリリースが可能かを記載します。例えば、
「〇月〇日の広告出稿開始にあわせてリリース希望のため、弊社のタスク含め全体スケジュールをご提案ください。」
のような形です。Webサイトであればページボリューム別に制作期間について解説している記事がありますので、参考にされてみてください。
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プロジェクトの体制図
プロジェクトに関わるメンバーを明示してもらう項目です。営業担当やプロジェクトがスタートしてからメインで連絡を取ることになる窓口のディレクターやプロデューサーを記載してもらいましょう。
また緊急時のエスカレーションフローや連絡先の記載もしてもらうと何かあったときにスムーズに対応が可能です。 -
開発環境・セキュリティ要件
自社にシステムの部署がある場合は、連携して開発環境を提案してもらっても良いでしょう。
具体的には、自社のサーバーを利用する場合、使用する言語のバージョンやセキュリティ上の注意点などを伝える必要があります。また、必要に応じてサーバーやソフトウェアの提案をしてもらうことがあります。 -
納品物一覧
希望の納品物、納品形態を記載します。例えば、
「本番環境へファイル一式をデプロイ、サイトリリースをもって納品」
「撮影素材データ、デザインデータ、ソースコード一式をメールにて納品」
などです。 -
デザイン案
提案段階でPCのTOPページ1ページを案として提示してもらう場合があります。希望する場合は記載しましょう。 -
概算費用
提案内容全体を概算費用として提示してもらいましょう。作業項目ごとに記載してもらうと検討しやすいです。別の記事で費用について詳細にご紹介している記事があるのでよかったら参考にしてみてください。 -
導入事例
依頼するWebサイトのカテゴリや同じ業界で導入事例があれば紹介してもらいましょう。提案者側に知見があるかどうかの判断材料になることがあります。 -
その他
その他に関しては補足的にある方が提案しやすいという情報を記載します。例えば- CMSの指定
- 閲覧環境
- 指定の契約内容
- 支払い方法
などです。
希望や指定がある場合に記載するようにしましょう。
評価基準と選考プロセス
提案書を受け取ってからのフローを記載する項目です。詳細に作りこむ必要はありませんが、目安となるものを提示しておきます。
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提案書の提出先と期限
提案書ができたらいつまでにどの部署のだれ宛てに送ってもらうかを明記します。▼提出期限
〇年〇月〇日までにお願いいたします。
▼提出先
広報部 〇〇宛て
電話番号：090-0000-0000 -
選考スケジュール
自社で想定している選考のスケジュールを記載します。1社に絞って依頼している場合は比較的短期間で選考が可能ですが、複数社から受けとるコンペや、規模が大きなプロジェクトになると選考にも時間がかかるため、考慮する必要があります。〇年〇月〇日：提案書提出期限
〇年〇月〇日～〇月〇日：プレゼン期間
〇年〇月〇日～〇月〇日：検討期間（質問と回答）
〇年〇月〇日～〇月〇日：業者決定（社内合意）
〇年〇月〇日～〇月〇日：発注手続き
〇年〇月〇日：プロジェクトスタート -
評価基準
評価基準に関しては必須項目ではないものの、あると提案側の企業が基準を満たして作成できるので、明確化しておく方がスムーズです。評価基準になる項目は、技術要件の満足度や提案内容の明確さ、コストとスケジュールのバランスなどがあげられます。
RFP作成のポイントを3つのステップで紹介
RFPの具体的な項目がわかったところで、進め方について必要なステップを3つにわけて作成ポイントと共にご紹介します。
ステップ1 事前準備
ステップ1はRFP作成に欠かせない事前準備です。具体的な準備をすることで提案内容の質があがり、プロジェクトに移行した際にスムーズに進行できます。
事前準備として必要な「目的の明確化」と「必要な情報の収集」の2つをみていきましょう。
目的の明確化
最初におこなうべきことは目的の明確化です。企業がRFPを作成する目的は、特定のプロジェクトや課題に対する解決策を外部の企業に提案してもらうことです。そのためにはRFPを作成する背景にある、自社の具体的な課題やユーザーのニーズを明確にしましょう。それにより提案者に対する要求の解像度をあげることができます。
また、RFPを通じて達成したい具体的な目標や成果を定義することも重要です。これにより、提案者が目的に沿った解決策やアプローチを提案できるようになります。
必要な情報の収集
もうひとつ欠かせないのが情報収集です。RFP作成のためには、提案書に求める具体的な要件や情報を明確にリストアップする必要があります。
プロジェクト発足後は数名で協力することもあると思いますが、人数が少なかったり、必要な項目に関しての知見が少ない場合があるため、部署をまたいで関係各所と連携し、提案者が提案しやすいRFPにすることが大切です。それにより精度の高い提案書になり、その後のコミュニケーションが円滑になります。
ステップ2 RFPのドラフト作成
目的の明確化や情報収集ができたらドラフトを作成します。ドラフトとは下書きや草案のことで、まず仕入れた情報や必要事項を下書きとして洗い出します。
ドラフトを作成することで項目の過不足が見えやすくなり、肉付けしたり、削除したりすることで精度の高いRFPになります。
ステップ3 レビューと修正
ドラフトを作成したら、要件が正確に記載されているかを詳細にチェックします。ドラフトのチェックは作成者自身でもおこないますが、関係者に共有しフィードバックを受けるのが通常です。主に依頼側の社内で関連部署や上司に確認してもらい、過不足、認識の齟齬がないかを入念に確認します。
そして受けたフィードバックに基づいて必要な修正を加えます。最終的な提案内容や条件を確定させ、RFPの完成を目指しましょう。
RFPを一緒におつくりします！
おまけ：RFP提出後のプロセス
RFP作成後のプロセスについても少しだけご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
- RFPを提出したあとは提案を受けるフェーズに入ります。複数社に依頼している場合はコンペを開催し、数日の間で提案者から提案を受けます。質問や回答に関しては入念におこないましょう。
- 提案を受けたら選考に入ります。社内の関係部署とともに最適な提案内容、コスト、スケジュールのバランスを考慮して発注先を決定します。
- 発注先が決定したら契約条件や細部を調整するための交渉をおこないます。合意された条件に基づき、正式な契約を締結し、プロジェクトをスタートする準備を整えます。必要な契約書には業務委託契約書や機密保持契約書などがあり、別の記事でもご紹介しているのでぜひご覧ください。
- そしていよいよプロジェクトがスタートします。ここからは発注先の制作会社と密にコミュニケーションをとりプロジェクト成功までやりとりを重ねます。Webサイト制作は細かなタスクや確認事項が多いため、スケジュールを確認しながら進めていきましょう。
まとめ：プロジェクトの成功は事前準備とRFPがカギ！
いかがでしたか。項目が多く少し作成に尻込みされる方もいるかもしれませんが、必要なのは項目数ではなく、達成したい目標や叶えたい要件を提案者が理解できるように明確に提示することです。受けとる提案書の品質をあげれば自社で進めるプロジェクトの解像度もあがり、進むべき方向がはっきりします。
また時間をかけすぎてもプロジェクトスタートまでに頓挫してしまう可能性もあり、それでは本末転倒です。完璧を求めず目的が伝わるRFPを目指して作成してみてはいかがでしょうか。
RFPの用意がなくても大丈夫です！
汎用的なRFPのテンプレートのご案内
Webサイト制作の知識がないとRFPを作成することを少し敬遠する方も多いのですが、すべてを正確に埋める必要があるというわけではありません。
弊社が作成したサンプルがありますので、資料請求よりダウンロードいただき、テンプレートにして大切な部分だけでも埋めてみてはいかがでしょうか。
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資料請求フォームより3分でダウンロードいただけます。
※Wordファイルのテンプレートをご希望の方はお問い合わせフォームからお気軽にご請求ください。
WRITERぱら 広報
コンテンツマーケティング会社でSNS運用を経験したのち、2018年にジーピーオンライン入社。Webサイト制作に関する情報をWeb担当者さま目線で分かりやすくお伝えします。
