ジーピーオンラインでは常に複数の制作プロジェクトが進行しています。
Webサイト制作をスムーズにおこなうにあたって大切なのが「スケジュール管理」。
スケジュールは、ただ納期を伝えればいいだけというものではありません。プロジェクトを無事ゴールまでもっていくために、作り方から進行のコツまでをご紹介します。
ジーピーオンラインにWebサイト制作の相談をする
この記事では、こんな人におすすめです。
- 企業のWeb担当者をしている
- Web制作会社のディレクターをしている
- スケジュールの作り方を知りたい人
- 円滑な進行方法のコツを知りたい方 など
ぜひ参考までにご覧ください。
もくじ
- スケジュール管理の目的とは？
- スケジュール管理表はなぜ必要なのか？
- スケジュール管理表の作り方
- スケジュール管理表の作成ツール
- スケジュール進行と遅延させないコツ
- バッファを確保しておく
- コミュニケーションをしっかりとる
- 公開日に間に合わない！そんなときの対処法
- Web担当者注意すべきポイント
- スケジュール管理まとめ
スケジュール管理の目的とは？
Webサイト制作において、スケジュール管理をする主な目的は、以下のようなものが上げられます。
- どんなタスクがあるのか明確にする
- 誰がどの担当をするのか共有する
- タスクの完了目処や公開までの流れを把握する
制作するWebサイトを無事公開日に間に合わせるには、スケジュール管理はとても重要な役割を担っています。正しくスケジュールをひくことで、より効率よくプロジェクトの進行をおこなうことができ、タスク漏れや全体の遅れを未然に防ぐことができます。
スケジュール管理表はなぜ必要なのか？
例えば、プロジェクトに必要なタスクを箇条書きでまとめたとします。
これだけではどのタスクにどれだけの時間が必要で、誰が担当するのか、という点がかなり不透明になってしまいます。
各タスクをスケジュール管理表に落とし込むことによって、Webサイトの公開日までの流れを全体を通して俯瞰して見ることができるだけでなく、プロジェクトメンバー全員が進行における時間軸の共通認識をもつことができます。
また、プロジェクト全体の見取り図ともいえるスケジュールは、曖昧だと全体の遅れに繋がるだけではなく、何のスケジュールを再調整すれば良いのかわからなってしまうため、スムーズな進行をおこなうためには、最初の段階で各タスクの詳細を確認しておく必要があります。
スケジュール管理表の作り方
準備として制作するWebサイトに必要な各タスクの詳細を洗い出します。
※ここでは、すでにサイトマップが作成されている想定で考えています。
スケジュール管理表の作成手順
- 各ページ毎に必要なタスクを洗い出す
- 各タスクの工数を確認する
- タスク整理をおこなう
- 作業フローを決める
これらを順番にひとつずつ説明していきます。
1.各ページ毎に必要なタスクを洗い出す
- ライティング
- 撮影
- 素材購入
- 画面設計（ワイヤーフレーム）
- デザイン
- コーディング
- システム設計
- 動作テスト など
2.各タスクの工数を確認する
- 誰がどの作業を担当するのか
- 作業工数はどれくらいかかるのか
- チェック工数はどれくらいかかるのか
3.タスク整理をおこなう
- フェーズ分け
- 類似タスクのグルーピング
4.作業フローを決める
- 「作業→確認→修正戻し」など
- 最終調整期間や予備日を設定
- 公開日をいつに設定するか など
スケジュール管理表の作成ツール
Webサイト制作においてスケジュール管理方法は制作会社によって異なり、さまざまな書式があります。プロジェクトを管理するためには、各工程のスケジュールやその相関関係を視覚的にしたガントチャートでの作成をおすすめします。
ここでは、ガントチャートも作成できるスケジュール管理ツールを3つご紹介します。
1.Excel （Googleスプレッドシート）
セルを自由に色分けしたり、日付や行工程のレイアウトも自由につくることができる、馴染み深くて使いやすいツールです。
2.Jooto
タスクを画面の中で付箋を貼ったりはがしたりするような感覚で使え、ガントチャート機能もあります。
＜Jooto公式サイト：https://www.jooto.com/＞
3.backlog
スケジュール管理だけでなくファイル共有からバージョン管理まで、プロジェクト全体を管理できるクラウド型のツールです。
＜backlog公式サイト：https://backlog.com/ja/＞
スケジュール進行と遅延させないコツ
スケジュール管理を担う担当として、実際にどのような事に注意するべきなのか。ポイントにわけてコツをご紹介します。
- バッファを確保しておく
- 期日を設ける
- コミュニケーションをしっかりとる
- 公開日に間に合わない！そんなときの対処法
1.バッファを確保しておく
スケジュールの進行は、そのプロジェクトに関わる人数や必要タスクが多ければ多いほど、それに伴って、トラブルが発生する確率も高くなります。
何か起きてから対処するのでは、どんどん全体のスケジュールが遅れていきます。あらかじめ余裕（バッファ）をもったスケジュール作成が必要です。
2. 期日を設ける
社内外にタスクをお願いするとき、期日を設けてお願いするとよいでしょう。
期日がないと提出日が明確になっておらず、思ったように提出物が出てこないことがあります。お願いする担当者と相談をおこなって期日を設けるだけで、スケジュールの調整がおこないやすくなります。
3.コミュニケーションをしっかりとる
プロジェクトに関わるメンバーが、そのプロジェクトのみ進行しているとは限らず、他のプロジェクトや仕事を平行していることがほとんどです。
スケジュールを共有をしているからと人任せにせず、社内外で定例ミーティングを設けることも検討しましょう。またメールを送った後に電話を入れるなどして、こまめにコミュニケーションを取ることでトラブルの予防に繋げることもできます。
4.公開日に間に合わない！そんなときの対処法
どうしても間に合わないという場合には、まずは焦らず現時点での完成度合と、あとどのくらいの日数が必要なのかを見直すことが必要となります。
その状況にもよりますが、例えば未完成のページについては「Coming Soon」と表示させ、完成しているページから順次フェーズ分けで公開する方法や、公開日のリスケジュールをするなど、落ちついて対処しましょう。
スケジュール管理まとめ
Webサイト制作におけるスケジュール管理は、プロジェクト全体の見取り図としてプロジェクトに関わるすべての人が、円滑に進行するための大切な資料となります。
弊社では、Webサイト制作やリニューアルする際には「スケジュール管理表」を作成し、サイト全体の方向性や目的を確認しながらプロジェクトを進めていきますので、お困りの際はぜひお気軽にご相談ください。
WRITERみょうが アカウントプランナー
美容師からWeb業界へ転身、営業兼ディレクターを経験したのち2020年にジーピーオンライン入社。フリーランスとしてもWebやグラフィック制作をしています。「集客したい」「ブランディングしたい」などWebに関するご相談ならお任せください！
